Reglementen

[av_heading tag=’h1′ padding=’30’ heading=’Reglementen’ color=” style=’blockquote modern-quote modern-centered’ custom_font=” size=’25’ subheading_active=” subheading_size=’15’ custom_class=”][/av_heading]

[av_tab_container position=’sidebar_tab sidebar_tab_left’ boxed=’noborder_tabs’ initial=’1′]
[av_tab title=’Reglemente för Österbottniska Delegationen’ icon_select=’yes’ icon=’ue84f’ font=’entypo-fontello’][/av_tab]
[av_tab title=’Reglemente för bostäderna’ icon_select=’yes’ icon=’ue821′ font=’entypo-fontello’]

ÖD:s bostadsreglemente 17.2.2012

Föreskrifterna i detta reglemente följs i ansökningsförfarandet för studiebostäder för de österbottniska nationernas (Etelä-Pohjalainen Osakunta, Pohjois-Pohjalainen Osakunta och Vasa nation) medlemmar, val av invånare, vid bestämmande av boendetid och granskning av bostadsrätt.

Bostadsansvariga, som valts av nationerna och utsetts av Österbottniska Delegationen, ansvarar för att bostadsreglementet följs i samarbete med hyresvärdens representant.

Ansökninsförfarande

1. Bostäder kan sökas av de österbottniska nationernas ordinarie och extra medlemmar. Domus Academicas bostäder kan endast sökas av nationsmedlemmar som studerar vid Helsingfors universitet.

2. Sökanden måste i det skede ansökan lämnas in tillhöra den nation, vars bostad han eller hon söker.

3. Undantag från det som tidigare nämnts är att också gulnäbbar kan ansöka om bostad i ansökningsomgången i augusti innan de skriver in sig i nationen. Vid ansökningstidpunkten ska nationens medlemsavgift vara betald. Gulnäbben bör skriva in sig i nationen senast i slutet av september.

4. Vid ansökan om bostad används formuläret som Österbottniska Delegationen fastställt.

5. Meddelande om möjligheten att ansöka om bostad sker via nationens officiella 
informationskanaler.

6. Bostadsansökningarna behandlas tre gånger om året, så att de sista inlämningsdagarna för 
ansökningarna är 15.3, 1.8 och 15.11.

7. Behandlingen av ansökningarna sköts av Österbottniska Delegationens bostadsansvariga, en 
från varje nation. Ansökningarna ska behandlas konfidentiellt.

8. De bostadsansvariga bör behandla ansökningarna inom sju vardagar efter den sista 
inlämningsdagen för ansökningar och sätta de sökande i kö enligt anvisningarna för 
poängsättning. Beslut som tagits enligt dessa grunder är slutgiltiga.

9. Skriftliga klagomål gällande de bostadsansvarigas beslut behandlas av Österbottniska 
Delegationen. De skriftliga klagomålen bör föras in inom två veckor efter att bostadskön 
offentliggjorts.

10. Bostadsköerna offentliggörs via nationernas officiella informationskanaler.

Urvalskriterier

11. Den bostadssökande bör ha studierna som huvudsyssla. Se punkt 17.

12. Anvisningarna som ARA utfärdat angående inkomstgränser tillämpas.

13. Poängsättningen utförs i enlighet med anvisningarna för poängsättning som Österbottniska 
Delegationen har godkänt. På basis av poängsättningen placeras de sökande i ordningsföljd på kölistan. Bostäder som blir lediga fördelas enligt den uppgjorda kölistans ordningsföljd av sökande. Då de fastställda köerna tagit slut kan man på basis av inkomna ansökningar även välja invånare till bostäderna utanför kölistan. Kölistan upphävs 15 mars följande år. 
Alla bostäder kan sökas av en ensam sökande, men till tvåor och treor prioriteras ändå sökande som lämnat in sin ansökan tillsammans med en kamrat.

1. Nationsaktivitet
, 0-12 poäng
2. Bostadssituation i huvudstadsregionen, 0-11
3. Studieframgång
, 0-5
4. Ekonomisk situation, 0-4
5. Hemområde
, 0-3
6. Specialpoäng 0-3

14. För att urvalskriterierna ska kunna bedömas bör följande handlingar bifogas till bostadsansökan:
1. Intyg över medlemskap i nationen. Kopia av betalningskvitto, kopia av studiekortet med gällande nationsklistermärke eller ett intyg gett av en funktionär på nationen. poäng Medlemskap kan också intygas genom uppvisande av studiekort med gällande nationsklistermärke i samband med inlämningen av ansökan.
2. Studieutdrag eller motsvarande intyg utfärdat av läroanstalten. Även registerutdrag som 
blivit sända per e-post är gångbara. Ur registerutdraget bör studieprestationernas datum 
framgå.
3. Beskattningsintyg från den senast utförda beskattningen.
4. Övriga handlingar som sökanden anser vara behövliga, till exempel uppsägningsanmälan 
för den nuvarande hyresbostaden, löneintyg, nuvarande hyresavtal, bevis på upphörande av hyresavtal, graviditetsintyg, läkarintyg, ämbetsbevis där det framkommer att sökanden har barn eller redogörelse för andra faktorer som inverkar på behovet av bostad. Riktigheten i alla de uppgifter som anges i bostadsansökan bör kunna bevisas på begäran. Ifall uppgifterna som angetts i bostadsansökan eller dess bilagor visar sig vara felaktiga kan ett eventuellt hyresavtal omedelbart hävas. Bristfälliga ansökningar behandlas inte. Av sökanden kan vid behov begäras tilläggsutredningar.

Boendetid

15. Den första bostadsrätten för de österbottniska nationernas bostäder beviljas för högst fem år.

16. På basis av ansökan kan hyresgästen beviljas ytterligare två års boendetid, på så sätt att den sammanlagda boendetiden i de österbottniska nationernas bostäder inte överskrider sju år. För att få ha kvar bostaden det sjätte och sjunde året förutsätts nationsaktivitet för fem poäng eller 
mera.

17. Under boendetiden bör hyresgästen ha studierna som huvudsyssla och oavbrutet tillhöra den 
nation som hyresgästen fått bostaden via. En studerande i huvudsyssla avlägger antingen 25 
studiepoäng per år eller 50 studiepoäng på två år.

18. En hyresgäst som avlagt slutexamen har rätt att bo kvar i bostaden i sex månader efter att han 
eller hon utexaminerats. Hyresgästen är skyldig att meddela hyresvärden om utexamineringen.

19. Bostäderna är i första hand avsedda för studerande som avlägger sin första grundexamen. En som avlägger sin andra slutexamen eller en fortsättningsstuderande har möjlighet att ansöka 
om bostad. Bostadsrätt beviljas då i ett år åt gången.

20. Hyresgästen kan under tiden maj-september överlåta bostaden åt någon annan. Hyresvärdens 
representant bör då meddelas om saken. Hyresgästen är ändå i sista hand ansvarig för hyran och andra avgifter som hänför sig till användandet av bostaden. Endast enligt beslut av hyresvärdens representant kan bostaden överlämnas till någon annan under en annan tid, högst två på varandra följande terminer. I sådant fall ska underhyresgästen uppfylla nationernas villkor för invånare i nationernas bostäder. Ifall den primära hyresgästens frånvaro är längre än två på varandra följande terminer sägs hyresavtalet upp.

21. Uthyrning av bostaden i andra hand förbrukar den primära hyresgästens boendetid.

Granskning av bostadsrätt

22. För att bostadsrätten ska kunna granskas bör hyresgästen före slutet av oktober varje år sända läroanstaltens intyg på studieprestationer avlagda under föregående läsår samt intyg över medlemskap i nationen till den egna nationens bostadsansvariga. De bostadsansvariga kan vid behov begära tilläggsutredningar angående inkomster eller andra omständigheter som inverkar på bostadsrätten.

23. De bostadsansvariga och hyresvärden kommer tillsammans överens om granskning av bostadsrätten. Om man förlorar sin bostadsrätt sägs hyresavtalet upp omedelbart.

Andra bestämmelser

24. För nya studerande som flyttat från de österbottniska nationernas hemområden och påbörjar sina studier på hösten reserveras årligen hälften av de ettor som i september blir lediga i Vallgård. Domus Academicas bostäder reserveras för första årets studerande vid Helsingfors universitet. För Domus Academicas bostäder skrivs hyresavtalet för ett år. Bostäderna till de nya studerandena fördelas genom lottdragning efter att ansökningsomgången i augusti har avslutats.

25. De bostäder som de österbottniska nationerna har till sitt förfogande finns på följande ställen:

Ylioppilasasuntolasäätiö

EPO har 3 treor, 8 tvåor och 3 ettor (sammanlagt 14 bostäder) och PPO har 4 treor, 9 tvåor och 4 ettor (sammanlagt 17 bostäder).

Bostads Ab Osakunta

De 105 ettor och 18 tvåor (sammanlagt 123 bostäder) som Österbottniska Nationshusstiftelsen Ostrobotnia äger innehas av EPO, PPO och VN. Invånare till de 4 ettor och 2 tvåor (sammanlagt 6 bostäder) som Helsingin Keskipohjalaiset ry äger väljs från EPO:s, PPO:s och VN:s sökande. Därutöver står 1 etta och 2 tvåor (sammanlagt 3 bostäder) som Arttis stiftelse äger till PPO:s förfogande.

Bostads Ab Artti

De 21 bostäder som Österbottniska Nationshusstiftelsen Ostrobotnia äger innehas av EPO, PPO och VN. Därutöver står de 21 bostäder som ägs av Arttis stiftelse till PPO:s förfogande. Hälften av bostäderna är tvåor och hälften är treor.

Bostads Ab Kämnersvägen 7

EPO och PPO innehar de 33 bostäder som ägs av Österbottniska Nationshusstiftelsen Ostrobotnia. Av bostäderna står 20 till EPO:s förfogande och 13 till PPO:s förfogande. Ett skilt avtal finns om lägenhetsfördelningen.

Domus Academica

EPO och PPO innehar sammanlagt 8 bostadsplatser, varav EPO har rätt till 4 platser och PPO har rätt till 4 platser. Bostäderna är studentrum och finns i Domus Academicas A-hus.
26. De österbottniska nationernas medlemsantal ska granskas (minst) med tre års mellanrum, samtidigt som man väljer representantskap för Österbottniska Nationshusstiftelsen Ostrobotnia. Fördelningen av bostadsplatser mellan nationerna jämnas ut efter granskningen för att motsvara medlemsantalen under det följande året vid sidan om den normala flyttningsrörelsen. 
Enligt gemensamt beslut av kuratorerna kan nationernas medlemsantal granskas oftare.

27. Österbottniska Delegationen beslutar om ändringar i dessa regler.
[/av_tab]
[av_tab title=’Reglement för ordnande av tillfällen vid nationsutrymmen’ icon_select=’yes’ icon=’ue821′ font=’entypo-fontello’]

1§ UTRYMMEN OCH ARRANGÖRER

Detta reglemente berör nationsutrymmen, alltså Ostrobotnia-husets femte våning, källarvåningens bastuutrymmen och Möykkä. Nationsutrymmena får användas av Österbottniska delegationens (ÖD) medlemmar, men dock så att österbottniska nationer, Österbottniska delegationen och sedan klubbar som är verksamma i huset prioriteras vid bokning av nationsutrymmena enligt denna ordning.

Rättigheten att använda nationsutrymmen ges till utomstående parter av ÖD, vid brådskande tillfällen av ordförande eller viceordförande. ÖD fastställer i båda fallen ersättningsbeloppet för utnyttjande av utrymmen. Tillfällets arrangör skall underteckna ett användaravtal.

Detta reglemente berör alla de personer och parter som ordnar evenemang i nationsutrymmena. De kan ytterligare ha specificerande regler gällande nationsutrymmen och ordnande av evenemang, men dessa regler får inte vara i strid med detta reglemente.

2§ FÖRE TILLFÄLLET

Bokning av utrymmen görs genom ÖD:s elektroniska kalender och genom att göra en festanmälan på ÖD:s hemsida. Bokningen bestyrks av ÖD. Utomstående parter som bokar utrymmen via ÖD får sin bokning bekräftad under läsåret tidigast tre veckor före användning av sagda utrymmen.  Under sommaren bekräftas bokningarna tidigast åtta veckor före.

Före tillfället är arrangören skyldig att ta hand om möbelarrangemang, förnödenheter, servering och hjälparbetskraft.

3§ ÖVERVAKNING AV INTRÄDE

Till allmänna tillfällen som ordnas vid nationsutrymmen kan i första hand medlemmar av de österbottniska nationerna delta.  Organisatören bestämmer för vem tillfället är menat och övervakar att obehöriga inte släpps in. Ifall arrangören inte anmäler annat, så får nationsmedlemmar ta med sig gäster. Nationsmedlemmen är alltid ansvarig för sina gäster.

Om evenemanget annonseras utanför nationerna och därmed är öppet för studeranden som inte är nationsmedlemar, är övervakning av inträdeobligatoriskt. Vid öppna tillfällen ska man vid dörren samla in namn på gästerna och skriva dem på en gästlista. Vid dörren skall minst en person stå och övervaka inträdet tills dörren stängs. Ifall ingen övervakar så måste ytterdörren hållas låst.

Beroende på tillfällets natur kan eventuella biljettförsäljare fungera som övervakare. Till övervakarna skall klara, helst skriftliga, anvisningar ges. Viktigt är att betona att det huvudsakligen endast får komma in nationsmedlemmar och studeranden.  Vid oklara situationer bestämmer tillfällets organisatör om vem som får komma in). Nationernas äldre medlemmar och seniorer samt nationsmedlemmars gäster är välkomna till evenemanget, men kopplingen till nationerna måste alltid bevisas vid inträdet.

Det är bra att hålla garderoben bevakad så länge som möjligt. Om garderobens bevakning avslutas före tillfällets slut så skall detta upplysas tydligt till gästerna när de lämnar sina ägodelar i garderoben.  Detta kan göras t.ex. med en skild lapp med garderobens öppettider.

4§ ÖVERVAKNINGEN UNDER TILLFÄLLET

Tillfällets arrangör samt värden fungerar alltid automatiskt som utrymmens ordningsmän. De ansvarar för tillfället och efterfestens övervakning enligt gemensam överenskommelse. Tillfällets arrangör ansvarar för att ordningen hålls i nationsutrymmen och trappuppgången, och att inte obehöriga personer infinner sig där. Varje nationsmedlem är däremot ansvarig för att eventuella bråkmakare eller egendomsförstörare avlägsnas från huset, åtminstone genom att meddela om saken till arrangören eller värden. (se §7).

Arrangören är ansvarig för de ordningsbrott som begåtts under tillfället, skadandet av egendom eller för saker som försvunnit från garderoben under tiden den varit bevakad. Ersättningsbeloppet fastställs av ÖD eller ägaren till ägodelen som kommit till skada.

Vid stora utomhustillfället ska de som är ansvariga för övervakningen klä sig i synlighetsväst.

5§ DÖRRARNA

Tölögatans 3 A-trappans ytterdörrs öppettider kan variera beroende på husets andra hyresgästers behov, men vanligtvis hålls ytterdörren öppen under läsåret på vardagarna kl. 6.30–20.00 och på lördagar 6.30–16.00. På söndag är dörren stängd.  Under semestertider är dörren öppen kl. 6.30–17.00. Utöver dessa tider kan tillfällets arrangör förbigå den automatiska låsningen enligt eget omdöme genom att använda on-off nyckeln. Att förbigå låsningen genom att lägga ett föremål mellan dörren är strängt förbjudet. Efter att man förbigått den automatiska låsningen skall man se till att dörren senare låses, dock alltid senast kl. 01:00. Efter att Botta stängt sina restauranger kl. 03:30-04:00 försöker ibland obehöriga ta sig till nationernas evenemang – det är inte önskvärt att dessa personer slipper in i utrymmena via den öppna ytterdörren. När ytterdörren väl blivit låst är det skäl att med en timmes mellanrum kontrollera att ingen placerat ett föremål mellan dörren för att kringgå låsningen.

På ytterdörren får inget fästas.

Dörrarna till de utrymmen som inte används skall hållas låsta. Under den delen av festen då man sitter till bords skall kontorsdörrarna hållas låsta. ÖD och nationernas funktionärer har dock alltid rätt att använda kontoren för nationsrelaterade uppgifter. Under festen är alltså övrig vistelse i kontorsutrymmena förbjuden.

Efter att evenemanget avslutats är det skäl för arrangören att kontrollera att femtevåningens dörr och trappuppgångens ytterdörr blivit låsta.

6§ UTRYMMENS INREDNING

Nationsutrymmen befinner sig i det över hundraåriga Ostrobotniahuset, varav utrymmena samt speciellt tavlorna på utrymmens väggar är ytterst värdefulla. För att undvika olyckor skall festsalens alla tavlor och vapen tas ner från väggarna och föras till femtevåningens galleri under tiden som stökigare evenemang tar plats i salen. Tavlor och vapen behövs inte nödvändigtvis flyttas ifall tillfället är en lugn bordsfest. Ifall efterfesten blir stökig, skall tavlorna då flyttas till galleriet i säkert försvar medan efterfesten pågår.

Rökning är tillåtet endast i rökkoppen. Rökning i andra utrymmen skadar trägolvet, möbler och orsakar rökskador. Rökning utanför ytterdörren väcker å sin sida oönskad uppmärksamhet av förbigående.

7§ VID OLYCKSTILLFÄLLE

Ifall en av gästerna uppför sig hotande, har tillfällets ansvarspersoner(arrangör, värd eller utvald ansvarsperson) rätt att avlägsna personen i fråga från nationsutrymmen. Till personen som avlägsnas skall det klart och tydligt förklaras orsaken för åtgärden. Handlingar som skadar antingen utrymmen eller tillfällets deltagare skall omedelbart anmälas till arrangören.

Ifall det under tillfället finns behov av att kalla in räddnings-, första hjälp-personal eller polis så är varje deltagare skyldiga till att göra så och samtidigt informera värden eller arrangören om det. Tillfällets arrangör är skyldig att säkerställa obehindrad framkomst för räddnings-, första hjälp-personal eller polis

Ifall utrymmen eller dess inredning skadas under tillfället skall detta meddelas till Österbottniska delegationen senast nästa dag.

8§ EFTER TILLFÄLLET

Efter tillfället bör arrangören se till att möblemanget är på sina rätta platser och att trappuppgången, nationsutrymmen och speciellt köket är städat.

Efter bordsfester och eventuella efterfester bör köket vara i minst lika gott skick som efter värdinnorna senast städat det.

Arrangören eller hans ställföreträdare är den sista personen som lämnar nationsutrymmena. Personen tömmer nationsutrymmena (5:e våningen samt Möykkä) och trappuppgången på obehöriga och okända personer samt stänger våningen efter tillfället tagit slut.

9§ FÖRSUMMELSE AV REGLEMENTET

Nationerna och Österbottniska delegationens funktionärer övervakar att dessa regler följs, och är skyldiga att meddela om eventuella brott mot reglerna till Österbottniska delegationen. Ifall tillfällets arrangör inte följer givna bestämmelser så kan ÖD ge en anmärkning för mindre brott och ett tidsbegränsat användningsförbud för allvarligare brott. Efter tre anmärkningar följer användningsförbud, varav ÖD bestämmer längden på förbudet.

Ostrobotnias disponent, nationernas kuratorer, Österbottniska delegationens medlemmar och suppleanter samt tillfällets arrangörer och ordningsmän kan avbryta tillfället ifall de konstaterat att givna anvisningar inte följs.
[/av_tab]
[av_tab title=’Reglemente för galleriet’ icon_select=’yes’ icon=’ue80e’ font=’entypo-fontello’]

Regler för hantering av nationsvåningens konsverk

1. 1.Nationsvåningens konstverk bör föras i säkerhet under tillställningar då de löper risk att skadas. Tillställningens ansvarsperson ansvarar för konstverkens säkerhet under tiden tillställningen pågår.
2. Konstverken förvaras under tillställningen i bibiloteket. Evenemangets arrangör ansvarar för att konstverken förs i säkerhet och sätts tillbaka på sina ursprungliga platser efter att tillställningen avslutats.
3. Skadas ett konstverk bör arrangören genast kontakta Österbottniska delegationens gallerist eller annan person inom ÖD som sköter galleristens uppgifter. Skadefall behandlas av Österbottniska delegationen.

Bilaga:
Förteckning över de olika utrymmenas konstverk (finns i nationsvåningen).
[/av_tab]
[av_tab title=’Kökets ordningsregler’ icon_select=’yes’ icon=’ue847′ font=’entypo-fontello’]

ALLMÄNT

• Vi diskar efter oss och följer instruktionerna för diskmaskinen.
• Vi torkar av ytorna som vi använt.
• Vi för ut de sorterade soporna och rengör vid behov roskisarna.
• Vi ser till att kylskåpet ser fräscht ut.
• Golvet skuras med hjälp av köksgolvsborsten och golvskrapan.

Alla som varit i köket städar undan efter sig, (detta gäller 24/7). Alla hjälps åt för att nationsvåningen ser trevlig ut.

FEST OCH EFTERFEST

• Köksdörren skall hållas låst
• I köket tillreds mat, vi festar inte i köket!
• Smutsiga glas och kärl läggs i diskmaskinen, inte på diskbänken.

SITSER

• Kärl som har fastbränd mat i botten rengörs genast.
• Mat som blivit över sparas i kylskåpet i högst tre dygn efter festerna, skriv datum på!
• Värdinnorna för ut roskis efter städningen.

Efter sitserna skall köket vara i samma skick som när värdinnorna avslutade sin städning. Festarrangörerna ansvarar för detta.

MÖTESKAFFE

• Direkt efter mötet diskas alla kärl i diskmaskinen.
• Använda arbetsytor torkas av.

[/av_tab]
[av_tab title=’Reglemente för ÖD:s klubbar’ icon_select=’yes’ icon=’ue80b’ font=’entypo-fontello’][/av_tab]
[av_tab title=’Reglemente för Österbottniska Nationens minnesmedalj’ icon_select=’yes’ icon=’ue8a8′ font=’entypo-fontello’][/av_tab]
[av_tab title=’Säkerhetsplan’ icon_select=’no’ icon=’ue800′ font=’entypo-fontello’]
Österbottniska Delegation, och därmed även Etelä-Pohjalainen Osakunta, Vasa nation och Pohjois-Pohjalainen Osakunta har på initiativ av Studentkåren vid Helsingfors universitet sammanställt denna säkerhetsplan.

• På nationen kan man vara sig själv. Alla som befinner sig här eller kommer på besök respekteras såsom de är.
• Vi ser till att alla kan delta i verksamheten och samvara på sitt eget sätt.
• Vi respekterar varandras gränser, och ingen tvingas till något de inte vill vara med i.
• Vi tar hänsyn till utrymmenas regler uppsatta av de organisationer som är verksamma där.
• Vi accepterar inte någon form av diskriminering, trakasserier eller förminskning av problem.
• Om diskriminering, mobbning, tvister eller missbruk av lokalerna äger rum, berätta om det som hänt till kuratorerna, nationernas klubbmästare eller till någon styrelsemedlem.
• Du kan också kontakta Studentkåren vid Helsingfors kontaktperson angående trakasserier (hairintayhdyshenkilo@hyy.fi)
• Om något allvarligt eller akut händer – tveka inte att ringa nödnumret 112.

[/av_tab]
[av_tab title=’Andra reglemente’ icon_select=’yes’ icon=’ue849′ font=’entypo-fontello’]
Miljöplan (PDF)
Reglemente för ördnande av tillfallen vid natiönsutrymmen (PDF)

[/av_tab]
[/av_tab_container]