Säännöt

Pohjalaisen Valtuuskunnan säännöt

Hyväksytty 15.4.1998 esitettäväksi pohjalaisille osakunnille.

1 § Pohjalainen Valtuuskunta, Österbottniska Delegationen, on Etelä-Pohjalaisen Osakunnan (EPO), Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan (PPO) ja Vasa Nationin (VN) asettama pysyvä toimikunta. Valtuuskunnan tarkoituksena on olla yhdyssiteenä pohjalaisten osakuntien välillä, hoitaa niiden yhteistä omaisuutta ja pitää vireillä niiden yhteisiä harrastuksia.

2 § Valtuuskunnan erikoisena tehtävänä on:

  1. pitää vireillä yhteisiä muistoja, ja etenkin huolehtia Pohjalaisen Osakunnan vuosijuhlapäivän, marraskuun yhdeksännen, viettämistä yhteisenä Porthan-juhlana sekä huolehtia juhlaa kuvailevan kertomuksen laatimisesta,
  2. pitää huolta pohjalaisten yhteisestä arkistosta,
  3. hoitaa ja kartuttaa pohjalaisten yhteistä taideteoskokoelmaa (Pohjalaista Galleriaa),
  4. pitää huolta Pohjalaisen Osakunnan lipusta,
  5. pitää huolta Joukahaisen toimittamisesta, milloin se pohjalaisten osakuntien yhteisen päätöksen nojalla julkaistaan, sekä huolehtia Ostrobotnia-lehden toimittamisesta,
  6. julkaista, milloin pohjalaiset osakunnat niin yhteisesti päättävät, J.V. Snellmanin kirjoittamaa tervehdyskirjasta Suomen Ylioppilas (Finska Studenten) sekä myöntää lopullinen painolupa julkaisua varten, milloin jokin pohjalainen osakunta toisten pohjalaisten osakuntien suostumuksella siihen erikseen ryhtyy,
  7. hoitaa ja kartuttaa Ostrobotnian kirjastoa sekä Pohjalaista kokoelmaa,
  8. huolehtia asukkaiden valinnasta pohjalaisten osakuntien hallitsemiin opiskelija-asuntoihin ja hoitaa muut vuokraustoimintaan liittyvät asiat, sekä
  9. valvoa ja kannustaa yhteispohjalaista kerhotoimintaa.

3 § Valtuuskunnassa, jonka toimikautena on kalenterivuosi, edustaa kutakin pohjalaista osakuntaa kuraattori sekä kaksi varsinaista ja kaksi varajäsentä, jotka asianomainen osakunta valitsee keskuudestaan vuodeksi kerrallaan viimeistään marraskuun kuluessa. Jos joku Valtuuskunnan jäsen tai varajäsen eroaa, asianomainen osakunta täyttää avoimeksi jääneen paikan välittömästi tiedon siitä saatuaan.

Pohjalaisten osakuntien kuraattorit sekä Valtuuskunnan varsinaiset jäsenet ja varajäsenet ovat oikeutettuja käyttämään Valtuuskunnan merkkiä sekä toimikautensa aikana että sen jälkeen. Valtuuskunnan merkki voidaan myöntää myös muille Valtuuskunnan toiminnassa ansioituneille henkilöille.

4 § Valtuuskunnan kutsuu kokoon puheenjohtaja, kun hän katsoo sen tarpeelliseksi tai kun jokin pohjalainen osakunta tai 1/3 Valtuuskunnan varsinaisista jäsenistä sitä haluaa tai vähintään 25 osakunnissa äänivaltaista pohjalaista sitä Valtuuskunnan puheenjohtajalta kirjallisesti pyytää.

Kirjallinen kokouskutsu on toimitettava Valtuuskunnan jäsenille viimeistään 7 päivää ennen kokousta.

5 § Valtuuskunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, yleis- ja hallintovaliokunnan sekä yhteistyö-, kirjasto- ja ravintolatoimikunnan puheenjohtajan ja jäsenet sekä osakuntakohtaiset asuntovastaavat.

Tarvittaessa valtuuskunta asettaa muita valio- ja toimikuntia.

Valiokunnan jäsenenä tai puheenjohtajana voi toimia sekä Valtuuskunnan varsinainen jäsen että varajäsen. Kaikkien pohjalaisten osakuntien tulee olla edustettuina jokaisessa valio- ja toimikunnassa.

6 § Valtuuskunnan kokouksissa pöytäkirjaa pitää Valtuuskunnan valitsema sihteeri, jonka tulee olla jonkun pohjalaisen osakunnan jäsen.

7 § Valtuuskunnan taloutta ja pohjalaisten osakuntien yhteisiä rahastoja hoitaa Valtuuskunnan valitsema taloudenhoitaja. Taloudenhoitaja osallistuu Valtuuskunnan kokouksiin.

8 § Pohjalaisen Valtuuskunnan nimen kirjoittavat Valtuuskunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja taloudenhoitaja kaksi yhdessä.

9 § Valtuuskunnan tulevan vuoden tilejä tarkastamaan kukin pohjalainen osakunta valitsee yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan samassa kokouksessa, jossa valitaan edustajat uuteen Valtuuskuntaan. Tilintarkastajat tarkastavat myös osakuntain muun yhteisen omaisuuden (ja erityisesti taideteoskokoelman) sekä esittävät osakunnille tarkastuskertomuksensa, ennen kuin eroavalle Valtuuskunnalle myönnetään tili- ja vastuuvapaus.

10 § Asian käsittelyyn Valtuuskunnassa ottavat osaa kuraattorit sekä Valtuuskunnan varsinaiset jäsenet että varajäsenet, mutta päätösvalta on ainoastaan kuraattoreilla ja Valtuuskunnan varsinaisilla jäsenillä. Varsinaisten jäsenten ollessa estyneitä, astuvat varajäsenet heidän tilalleen asianomaisen osakunnan määräämässä järjestyksessä.

Valtuuskunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi kokouksessa on läsnä vähintään neljä varsinaista jäsentä tai heitä edustavaa varajäsentä, kuitenkin siten, että kukin pohjalainen osakunta on edustettuna päätöstä tehtäessä. Valtuuskunnan ensi kertaa käsiteltävänä olevan asian ratkaisu lykätään yhdenkin päätösvaltaisen jäsenen vaatimuksesta seuraavaan kokoukseen.

11 § Valtuuskunnan kielet ovat suomi ja ruotsi. Valtuuskunnan jäsenillä on kaikissa tilanteissa oikeus käyttää kumpaa kieltä tahansa.

Valtuuskunnan pöytäkirjat ja muut asiakirjat liitetään vuosittain pohjalaisten yhteiseen arkistoon.

12 § Valtuuskunta laatii vuosittain syksyllä talousarvioehdotuksen. Se alistetaan pohjalaisten osakuntien hyväksyttäväksi niin hyvissä ajoin, että se voidaan ottaa huomioon osakuntien talousarvioita laadittaessa. Talousarvio tulee voimaan, kun kaikki pohjalaiset osakunnat ovat hyväksyneet esityksen.

13 § Valtuuskunnan tilit päätetään kalenterivuosittain. Tilit on tarkastettava tilivuoden päätyttyä maaliskuun loppuun mennessä.

Valtuuskunnan tilinpäätös ja toimintakertomus on toimitettava pohjalaisten osakuntien hyväksyttäväksi huhtikuun aikana.

Valtuuskunnan jäsenet saavat tili- ja vastuuvapauden pohjalaisten osakuntien sen heille myönnettyä.

14 § Jos kaikki pohjalaiset osakunnat hylkäävät Valtuuskunnan tekemän ehdotuksen, se raukeaa. Jos osakunnat tekevät ehdotuksen johdosta toisistaan eroavia päätöksiä, asia palautetaan yhteensovittamista varten Valtuuskuntaan. Jos Valtuuskunnan yhteensovitusyritys ei johda yhteiseen päätökseen, asia palautetaan uudelleen Valtuuskunnan valmisteltavaksi. Näin menetellään, kunnes asiassa päästään yksimielisyyteen.

15 § Jos Pohjalainen Valtuuskunta lakkaa toimimasta, on pohjalaisten osakuntien pykälissä 1 ja 2 mainittu yhteinen omaisuus säilytettävä edelleen yhtenä kokonaisuutena ja siitä huolehtimaan on perustettava toimikunta, jossa on jäseniä kaikista kolmesta pohjalaisesta osakunnasta.

Niin kauan kuin yksikin pohjalaisesta osakunnasta on olemassa, ei niiden pykälissä 1 ja 2 mainittua yhteistä omaisuutta tai osaa siitä voida siirtää ulkopuolisen tahon omistukseen. Jos kaikkien pohjalaisten osakuntien toiminta on lakannut ja omaisuus on siirtymässä jonkin ulkopuolisen tahon haltuun, on ennen siirtoa varmistettava, että omaisuus säilyy myös jatkossa yhtenä kokonaisuutena.

16 § Muutosehdotukset näihin sääntöihin on esitettävä kirjallisesti Valtuuskunnalle, joka alistaa ne oman lausuntonsa ohella pohjalaisten osakuntien ratkaistavaksi. Osakunnissa käsitellään asia siinä järjestyksessä, jota on noudatettava tehtäessä muutoksia osakunnan omiin sääntöihin.

Jos sääntömuutosta koskevassa asiassa ei synny yksimielisyyttä pohjalaisten osakuntien kesken, noudatetaan, mitä 14 §:ssä tällaisten tapausten varalle yleensä on säädetty.

Asuntolaohjesäännöt

POHJALAINEN VALTUUSKUNTA

ASUNTOLAOHJESÄÄNTÖ

18.5.2021

Tämän ohjesäännön määräysten mukaan menetellään pohjalaisten osakuntien (Etelä-Pohjalainen Osakunta, Pohjois-Pohjalainen Osakunta ja Vasa nation) jäsenien opiskelija-asuntojen hakumenettelyssä, asukkaiden valinnassa, asumisajasta päätettäessä ja asumisoikeuden tarkistamisessa.

Asuntolaohjesäännön toteutuksesta vastaavat osakuntien valitsemat ja Pohjalaisen Valtuuskunnan nimittämät asuntovastaavat yhteistyössä vuokranantajan edustajan kanssa.

HAKUMENETTELY

  1. Asuntoja voivat hakea pohjalaisten osakuntien varsinaiset ja ulkojäsenet. Domus Academican asuntoja voivat hakea vain Helsingin yliopistossa opiskelevat osakuntien jäsenet.
  2. Hakijan on hakemusta jättäessään kuuluttava siihen osakuntaan, jonka asuntoa hän hakee.
  3. Edellä mainitusta poiketen asuntoja voivat heinäkuun haussa hakea myös fuksit ennen kirjoittautumistaan osakuntaan. Asuntoa hakiessa osakunnan jäsenmaksu tulee olla maksettu. Osakuntaan on kirjoittauduttava syyskuun loppuun mennessä.
  4. Kohdasta kaksi poiketen asuntoja voivat lokakuun haussa hakea myös kevätlukukaudella opintonsa aloittavat ennen kirjoittautumistaan osakuntaan. Asuntoa hakiessa osakunnan jäsenmaksu tulee olla maksettu. Osakuntaan on kirjoittauduttava tammikuun loppuun mennessä.
  5. Asuntoja haetaan sähköisesti Kämppä-järjestelmässä osoitteessa kamppa.pohjalaiset.fi.
  6. Asuntojen hakumahdollisuuksista ilmoitetaan osakuntien virallisilla ilmoituskanavilla.
  7. Asuntohakemuksia käsitellään neljä kertaa vuodessa siten, että hakemusten viimeiset jättöpäivät ovat 15. päivä tammikuuta, 15. päivä huhtikuuta, 15. päivä heinäkuuta ja 15. päivä lokakuuta.
  8. Hakemusten käsittelystä huolehtivat Pohjalaisen Valtuuskunnan asuntovastaavat, yksi kustakin osakunnasta. Hakemukset tulee käsitellä luottamuksellisesti.
  9. Asuntovastaavien on seitsemän arkipäivän kuluessa hakemusten viimeisestä jättöpäivästä käsiteltävä hakemukset ja asetettava hakijat jonoon pisteytysohjeiden mukaisesti. Näin tehdyt ratkaisut ovat lopullisia
  10. Asuntovastaavien ratkaisuja koskevat kirjalliset valitukset käsittelee Pohjalainen Valtuuskunta. Kirjalliset valitukset tulee toimittaa kahden viikon kuluessa jonojen julkistamisesta.
  11. Sijoitusta asuntojonossa voi hakija tiedustella omaa osakuntaansa edustavalta Pohjalaisen Valtuuskunnan asuntovastaavalta.
  12. Käsitelty hakemus on voimassa 4 kuukautta. Vanhentuneet hakemukset poistuvat jonosta automaattisesti. Hakija voi uusia hakemuksensa, jos hakuhetkellä annetut tiedot eivät ole vanhentuneet, muussa tapauksessa hakijan tulee jättää uusi hakemus.

VALINTAPERUSTEET

  1. Asunnon hakijan on opiskeltava päätoimisesti. Kts. kohta 18.
  2. ARA:n antamia ohjeistuksia tulorajoista sovelletaan.
  3. Pisteytys suoritetaan Pohjalaisen Valtuuskunnan hyväksymien pisteytysohjeiden mukaisesti. Hakijat asetetaan pisteiden mukaiseen järjestykseen asuntokohtaisille jonotuslistoille. Vapautuvaa asuntoa tarjotaan jonon ensimmäiselle sellaiselle hakijalle, joka voi vastaanottaa asunnon viimeistään tarjoamishetkestä seuraavan kuukauden jälkeen.

Vahvistettujen jonojen loputtua voidaan saapuneet hakemukset käsitellä jo ennen seuraavan hakuajan päättymistä ja asunto voidaan myöntää hyväksytyn hakemuksen perusteella. Kaikkia asuntoja voi hakea yksin. Kuitenkin etusijalla asuntoihin, joissa on vähintään kaksi erillistä huonetta, ovat hakijat, jotka ovat jättäneet hakemuksen kaverin kanssa.

 

  1. Osakuntatoiminta                                  0 – 12 pistettä
  2. Asuntotilanne pääkaupunkiseudulla 0 – 11        “
  3. Opintomenestys                                     0 –  5         “
  4. Taloudellinen asema                             0 –  4         “
  5. Kanta-alue                                               0 –  3         “
  6. Erityispisteet                                           0 –  3         “
  1. Valintaperusteiden arvioimiseksi on asuntohakemukseen liitettävä seuraavat asiakirjat:
    1. . Todistus osakunnan jäsenyydestä. Kuvankaappaus osakunnalle tehdystä jäsenmaksun tilisiirrosta (vain uudet opiskelijat), kopio opiskelijakortista, jossa on voimassa oleva osakuntatarra tai osakunnan virkailijan antama todistus.
    2. Opintosuoritusote tai vastaava oppilaitoksen antama todistus. Myös sähköpostitse saatu rekisteriote käy. Rekisteriotteesta on ilmettävä opintojen suorituspäivämäärät.
    3. Verotustodistus viimeisimmästä suoritetusta verotuksesta.
    4. Muut hakijan tarpeelliseksi katsomat asiakirjat, esim. irtisanomisilmoitus nykyisestä vuokra-asunnosta, palkkatodistus, nykyinen vuokrasopimus, todistus päättyvästä vuokrasopimuksesta, raskaustodistus, lääkärintodistus, virkatodistus, jossa näkyvät lapset tai selvitys muista asunnontarpeeseen vaikuttavista tekijöistä.

 

Kaikki asuntohakemuksessa annetut tiedot on pyydettäessä todistettava oikeiksi. Mikäli asuntohakemuksessa tai sen liitteissä annetut tiedot osoittautuvat virheellisiksi, mahdollinen vuokrasopimus voidaan purkaa välittömästi.

 

Puutteellisia hakemuksia ei käsitellä. Hakijalta voidaan tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä.

ASUMISAIKA

  1. Ensimmäinen asumisoikeus pohjalaisten asuntolapaikoille myönnetään enintään viideksi vuodeksi.
  2. Hakemuksesta voidaan vuokralaiselle myöntää lisäasumisaikaa kaksi vuotta kuitenkin siten, ettei yhteenlaskettu asumisaika pohjalaisten osakuntien asuntolapaikalla ylitä seitsemää vuotta. . Asuntolapaikan saaminen kuudenneksi ja seitsemänneksi vuodeksi edellyttää osakunta-aktiivisuutta viiden pisteen edestä.
  3. Asumisaikana on vuokralaisen opiskeltava päätoimisesti ja kuuluttava keskeytyksettä siihen osakuntaan, jonka jäsenenä hänet valittiin asumaan. Päätoiminen opiskelija suorittaa vähintään joko 25 opintopistettä vuodessa tai 50 opintopistettä kahdessa vuodessa.
  4. Loppututkinnon suorittaneella vuokralaisella on oikeus valmistumisen jälkeen asua asunnossa kuusi kuukautta. Vuokralaisella on velvollisuus ilmoittaa valmistumisestaan vuokranantajalle.
  5. Asunnot ovat tarkoitettu ensisijaisesti ensimmäistä perustutkintoa suorittaville opiskelijoille. Toista loppututkintoa suorittavan tai jatko-opiskelijan on mahdollista hakea asuntoa. Asumisoikeus myönnetään tällöin vuodeksi kerrallaan.
  6. Vuokralainen voi touko-syyskuun ajaksi jälleenvuokrata asuntonsa toiselle. Tästä on ilmoitettava vuokranantajan edustajalle. Vuokralainen on kuitenkin itse viimekädessä vastuussa vuokrasta ja muista asunnon käytöstä johtuvista maksuista. Vain vuokranantajan edustajan päätöksestä asunnon voi jälleenvuokrata toisen käyttöön muuna aikana, enintään kahden peräkkäisen lukukauden ajaksi. Tällöin väliaikaisen asukkaan tulee olla päätoiminen opiskelija, kuten kohdassa 18 on määritelty. Mikäli varsinaisen vuokralaisen poissaolo jatkuu enemmän kuin kaksi peräkkäistä lukukautta, vuokralainen irtisanotaan.
  7. Asunnon jälleenvuokraaminen kuluttaa varsinaisen vuokralaisen asumisaikaa.

ASUMISOIKEUDEN TARKISTUS

  1. Asumisoikeuden tarkistamiseksi on asukkaan toimitettava tarvittavat tiedot Kämppä-järjestelmään pyydettäessä, kuitenkin korkeintaan vuosittain. Selvitykseen tulee liittää oppilaitoksen todistus edellisen lukuvuoden opintosuorituksista sekä todistus osakunnan jäsenyydestä. Asuntovastaavat voivat tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä tuloista tai muista asumisoikeuteen vaikuttavista seikoista.
  2. Asuntovastaavat ja vuokranantaja sopivat yhdessä asumisoikeuden tarkastuksen ajankohdasta. Asumisoikeutensa menettäneiden vuokrasopimus irtisanotaan välittömästi.

MUITA MÄÄRÄYKSIÄ

  1. Heinäkuun asuntohaussa asetetaan etusijalle syksyllä opintonsa aloittavat uudet pohjalaisten osakuntien kanta-alueelta muuttavat opiskelijat näiden hakiessa Ylioppilasasuntolasäätiön tai Kiinteistö Oy Osakunnan vapautuviin yksiöihin tai Domus Academican asuntolapaikoille.
  2. Tarvittaessa asuntojonotilanteen vaatiessa voidaan asuntojen tyhjäkäytön välttämiseksi vuokranantajan edustajan päätöksellä vuokrata asuntoja myös muille kuin pohjalaisten
    osakuntien jäsenelle ja/tai opiskelijalle, kuitenkin ARA-säännöksiä noudattaen. Tässä tilanteessa vuokrasopimus laaditaan määräaikaisena, pisimmillään seuraavan asuntohaun jälkeisen kuukauden loppuun saakka.
  3. Osakuntien jäsenmäärät tulee tarkistaa (vähintään) kolmen vuoden välein samalla kuin valitaan Pohjalaisen Talosäätiön Ostrobotnian hallintoneuvosto. Osakuntien välinen paikkajako tasoitetaan tarkastuksen jälkeen jäsenmääriä vastaaviksi seuraavan vuoden aikana normaalin muuttoliikkeen ohella.
  4. Kuraattoreiden yhteisellä päätöksellä osakuntien jäsenmäärät voidaan tarkastaa useammin.
  5. Näiden sääntöjen muuttamisesta päättää Pohjalainen Valtuuskunta.
Osakuntatilojen ja tapahtumien järjestämisen ohjesääntö

1§ TILAT JA JÄRJESTÄJÄT

Tämä ohjesääntö koskee osakuntatiloja eli Ostrobotnia-talon viidettä kerrosta sekä kellarikerroksen saunatilaa ja Möykkää. Osakuntatilat ovat pohjalaisten osakuntien jäsenten käytössä, kuitenkin siten, että pohjalaisilla osakunnilla, Pohjalaisella Valtuuskunnalla (PV) ja talossa toimivilla kerhoilla on tässä nimenomaisessa järjestyksessä tilojen käyttöön etuoikeus.

Osakuntatilojen käyttöoikeuden myöntämisestä ulkopuolisille päättää Pohjalainen Valtuuskunta, kiireellisissä tapauksissa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Valtuuskunta vahvistaa kulloinkin perittävän käyttökorvauksen suuruuden. Tilaisuuden järjestäjän on allekirjoitettava käyttösopimus.

Tämä ohjesääntö koskee kaikkia osakuntatiloissa tilaisuuksia järjestäviä tahoja ja henkilöitä. Heillä voi olla lisäksi omia tarkentavia ohjesääntöjä koskien osakuntatiloja ja tapahtumien järjestämistä, mutta ne eivät saa olla ristiriidassa tämän ohjesäännön kanssa.

2§ ENNEN TILAISUUTTA

Tilojen varaaminen tapahtuu PV:n sähköisessä kalenterissa ja tekemällä juhlista juhlailmoitus PV:n sivuilla. Varauksen vahvistaa Pohjalainen Valtuuskunta. Ulkopuolisten Pohjalaiselle Valtuuskunnalle osoittamat varaukset vahvistetaan lukukausien aikana aikaisintaan kolme viikkoa ennen kyseisten tilojen käyttöä ja kesäaikaan aikaisintaan kahdeksan viikkoa aikaisemmin.

Ennen tilaisuutta järjestäjä on velvollinen huolehtimaan huonekalujärjestelyistä, tarvikkeista, tarjoilusta ja aputyövoimasta.

3§ SISÄÄNPÄÄSYN VALVONTA

Osakuntatiloissa järjestettäviin yleisiin tilaisuuksiin pääsevät ensisijaisesti pohjalaisten osakuntien jäsenet. Järjestäjä määrittelee, keille tilaisuus on tarkoitettu, ja valvoo, ettei asiattomia vieraita tule. Ellei tilaisuuden järjestäjä muuta ilmoita, osakuntalaiset saavat tuoda tilaisuuksiin vieraita. Osakuntalainen on aina vastuussa vieraistaan.

Jos tilaisuus on avoin myös ei-osakuntalaisille opiskelijoille, eli tilaisuutta mainostetaan osakuntien ulkopuolella, on sisäänpääsyn valvonnan järjestäminen pakollista. Avoimissa tilaisuuksissa on kerättävä nimilista tilaisuuteen saapuvilta vierailta ja ovella on vähintään yksi valvova henkilö ovien sulkemiseen asti. Mikäli valvontaa ei ole, on ulko-ovi oltava lukittuna.

Tilaisuuden luonteesta riippuen valvonnasta voivat huolehtia mahdolliset lipunmyyjät. Lipunmyyjille tai muille sisäänpääsyvalvojille on annettava selkeät, mieluiten kirjalliset ohjeet siitä, miten toimia. Tärkeää on tähdentää, että paikalle saa pääsääntöisesti tulla vain osakunnan jäseniä ja opiskelijoita. Epäselvissä tapauksissa tilaisuuden järjestäjä päättää, ketkä pääsevät sisään. Osakuntien vanhemmat jäsenet ja seniorit sekä edellä kuvatun lailla osakuntalaisten vieraat ovat tervetulleita tilaisuuteen, mutta suhde osakuntaan tulee olla todistettavissa.

Vartioitu narikka on hyvä pitää mahdollisimman pitkään. Jos se suljetaan ennen tilaisuuden päättämistä, on tapahtumavieraille ilmoitettava se tavaroita jätettäessä selkeästi esimerkiksi erillisellä lapulla, jossa lukee narikan aukioloaika.

4§ VALVONTA TILAISUUDEN AIKANA

Tilaisuuden järjestäjä ja isäntä toimivat aina automaattisesti tilojen järjestysmiehinä. He vastaavat järjestettyjen tilaisuuksien ja niiden jatkojen valvonnasta keskinäisen sopimuksensa mukaan. Tilaisuuden järjestäjä huolehtii siitä, että osakuntatiloissa tai rappukäytävässä järjestys säilyy eikä niissä ole asiattomia henkilöitä. Jokainen osakuntalainen on kuitenkin vastuussa siitä, että mahdolliset rähinöitsijät tai paikkojen rikkojat poistetaan talosta vähintään ilmoittamalla siitä tilaisuuden järjestäjälle tai isännälle (ks. tarkemmin 7§).

Järjestäjä on vastuussa tilaisuudessa tapahtuneista järjestyshäiriöistä, omaisuuden vahingoittumisesta tai tavaroiden narikasta häviämisestä narikan ollessa vartioitu. Perittävän korvauksen vahvistaa Pohjalainen Valtuuskunta tai vahingoittuneen omaisuuden omistaja.

Isojen ja talon ulkopuolisille avointen tilaisuuksien aikana järjestyksen valvonnasta vastaava on tunnistettava esim. huomioliivien käytöllä.

5§ OVET

Töölönkatu 3 A-rapun ulko-oven aukiolo saattaa vaihdella talon muiden vuokralaisten tarpeiden mukaan, mutta yleensä ulko-ovi on auki lukukausien aikaan arkisin klo 6.30–20.00, lauantaisin 6.30–16.00 ja sunnuntaisin suljettu. Loma-aikoina ulko-ovi on auki arkisin klo 6.30–17.00. Näiden aikojen ulkopuolella tilaisuuden vastuuhenkilö voi harkinnan mukaan ohittaa ulko-oven lukituksen on-off-avaimella. Lukituksen ohittaminen laittamalla jokin esine oven väliin on ehdottomasti kielletty. Lukituksen ohittamisen jälkeen tulee varmistua myös siitä, että ulko-ovi myöhemmin lukitaan, kuitenkin aina viimeistään klo 1.00. Bottan ravintoloiden sulkiessa ovensa kello 3.30–4.00 osakuntien tapahtumiin yrittää joskus päästä sisälle epämääräistä porukkaa – tämän porukan pääsy tiloihin avoinna olevasta ulko-ovesta ei ole suotavaa. Kun ulko-ovi on lukittu, on syytä noin tunnin välein tarkistaa, ettei sen väliin ole laitettu esineitä lukkoon menemisen estämiseksi.

Ulko-oveen ei saa kiinnittää mitään.

Ovet niihin tiloihin, joita ei käytetä, on pidettävä lukittuna. Juhlien pöytäosuuden aikana toimiston ovien on oltava lukittuina. Pohjalaisen Valtuuskunnan ja osakuntien toimihenkilöillä on kuitenkin aina oikeus käyttää toimistoja osakunta-asioiden hoitamiseen. Juhlien aikana muu oleilu toimistosiivessä on siis kielletty.

Järjestäjän on syytä tarkistaa tilaisuuden päättymisen jälkeen, että erityisesti sekä viidennen kerroksen ovi että rappukäytävän ulko-ovi tulevat lukkoon.

6§ TILOJEN SISUSTUS

Osakuntatilat sijaitsevat yli satavuotiaassa Ostrobotnia-talossa, minkä johdosta ne ja lisäksi erityisesti tilojen seinillä olevat taulut ovat todella arvokkaita. Vahinkojen ehkäisemiseksi kaikki juhlasalin taulut ja vaakunat otetaan pois seiniltä ja viedään viidennen kerrokseen galleriaan riehakkaiden tapahtumien ajaksi. Tauluja ja vaakunoita ei tarvitse välttämättä siirtää, mikäli kyseessä on rauhalliset pöytäjuhlat. Jos jatkot muuttuvat riehakkaiksi, tulee taulut siirtää turvaan jatkojen aikana.

Tupakointi on tapahtumien aikana sallittua ainoastaan tupakkakopissa. Tupakointi muualla tiloissa vaurioittaa puulattiaa, kalusteita ja aiheuttaa hajuhaittaa. Tupakointi ulko-oven edustalla taas herättää ohikulkijoiden huomion.

7§ VAHINGON UHATESSA/SATTUESSA

Mikäli joku tilaisuuden vieraista käyttäytyy uhkaavasti, on tilaisuuden vastuuhenkilöillä (järjestäjä, isäntä tai muu valtuutettu henkilö) oikeus poistaa kyseinen henkilö osakuntatiloista. Poistettavalle henkilölle tulee selkeästi mainita poistamisen syy. Tilaisuuden aikana tiloihin tai tilaisuuden vieraisiin kohdistuvasta vahingoittavasta toiminnasta on välittömästi ilmoitettava tilaisuuden järjestäjälle.

Mikäli tilaisuuteen on tarpeen kutsua pelastus- tai ensihoitohenkilökuntaa tai poliisi, on jokaisen tilaisuuteen osallistuvan henkilön velvollisuus tehdä niin ja ilmoittaa siitä tilaisuuden järjestäjälle ja isännälle. Tilaisuuden järjestäjän vastuulla on taata pelastus- tai ensihoitohenkilökunnalle tai poliisille esteetön kulku.

Mikäli tilat tai sen kalustus vahingoittuvat tilaisuuden aikana, on siitä ilmoitettava Pohjalaiselle Valtuuskunnalle viimeistään tilaisuuden jälkeisenä päivänä.

8§ TILAISUUDEN JÄLKEEN

Tilaisuuden järjestäjän on huolehdittava siitä, että tilaisuuden päätyttyä kalusto on sille kuuluvalla paikallaan, rappukäytävä ja osakuntatilat, etenkin keittiö, siivottuna.

Pöytäjuhlien ja mahdollisten jatkojen jälkeen keittiön tulee olla vähintään yhtä hyvässä kunnossa kuin mihin emännät ovat sen siivottuaan jättäneet.

Järjestäjä tai hänen valtuuttamansa henkilö on viimeinen, joka poistuu osakuntatiloista. Hän tyhjentää osakuntatilat (5. kerros ja Möykkä) ja rappukäytävän asiattomista ja tuntemattomista henkilöistä ja sulkee huoneiston tilaisuuden päätyttyä.

9§ OHJESÄÄNNÖN LAIMINLYÖNTI

Osakuntien ja Pohjalaisen Valtuuskunnan toimihenkilöt valvovat näiden sääntöjen noudattamista ja ovat velvollisia ilmoittamaan rikkomuksista Valtuuskunnalle. Ellei tilaisuuden järjestäjä noudata annettuja määräyksiä, voi Valtuuskunta antaa pienemmistä rikkomuksista huomautuksen ja isommista määräaikaisen käyttökiellon kyseessä olevalle järjestäjälle. Kolmesta huomautuksesta seuraa käyttökielto, jonka keston määrittelee Pohjalainen Valtuuskunta.

Ostrobotnian isännöitsijä, osakuntien kuraattorit, Pohjalaisen Valtuuskunnan jäsenet ja varajäsenet sekä tilaisuuden järjestysmiehet ja järjestäjä voivat keskeyttää tilaisuuden todettuaan, ettei annettuja määräyksiä noudateta.

Gallerian ohjesäännöt

Ohjesäännöt osakuntatilojen taideteosten käsittelyyn:

  1. Osakuntatiloissa sijaitsevat taideteokset tulee poistaa järjestettyjen tilaisuuksien ajaksi niistä tiloista, joissa teokset ovat vaarassa vahingoittua.
  2. Teoksia säilytetään tilaisuuden ajan kirjastossa. Siirtämisen säilytykseen ja takaisin paikoilleen hoitaa tilaisuuden järjestäjä.
    Taulut tulee kantaa ensisijaisesti ripustusvaijerista kehyksistä hieman tukien.
  3. Jos jokin teos vahingoittuu, tulee ottaa yhteyttä Pohjalaisen Valtuuskunnan galleristiin tai galleristin tehtäviä hoitavaan virkailijaan.

Liitteet:
Luettelo eri tiloissa olevista taideteoksista (löytyy osakuntakerroksesta)

Keittiön järjestyssäännöt

YLEISESTI

  • Tiskataan omat tiskit sekä noudatetaan tiskikoneen ohjeita
  • Käytetyt pinnat puhdistetaan ja pyyhitään kuiviksi
  • Lajitellut roskat viedään ulos ja tarvittaessa puhdistetaan roska-astiat
  • Keittiön jääkaappi on pidettävä puhtaana ja siistinä
  • Lattia tulee tarvittaessa puhdistaa lattiaharjalla ja –lastalla.

Jokainen keittiössä käyvä ihminen siivoaa omat jälkensä (tämä pätee 24/7)

Kaikki auttavat, jotta osakuntakerros pysyy viihtyisänä.

BILEET JA JATKOT

  • Keittiön ovi on pidettävä lukittuna
  • Keittiössä valmistetaan ruokaa, ei pidetä keittiöbileitä
  • Likaiset lasit ja astiat laitetaan tiskikoneeseen, ei tiskipöydälle

PÖYTÄJUHLAT

  • PohJaan palaneet astiat on puhdistettava heti
  • Yli jääneet ruoat heitettävä pois viimeistään 3:n vuorokauden kuluttua juhlasta, kirjoita ruokiin päiväys!
  • Emännät vievät roskat ulos siivouksen jälkeen

Pöytäjuhlien jälkeen keittiön tulee olla samanlaisessa kunnossa kuin mihin emännät ovat sen siivottuaan jättäneet. Tästä on vastuussa juhlien järjestäjä.

KOKOUSTEN KAHVITTAJAT

  • Kokouksen jälkeen astiat tulee laittaa tiskikoneeseen.
  • Käytetyt työtasot on siivottava
Kerhojen ohjesäännöt

1 § Tämä ohjesääntö koskee Pohjalaisen Valtuuskunnan alaisia yhteispohjalaisia kerhoja.

2 § Yhteispohjalaisen kerhon tulee olla tarkoitettu kaikkien pohjalaisten osakuntien (Etelä-Pohjalainen Osakunta, Vasa nation, Pohjois-Pohjalainen Osakunta) jäsenille. Kerhojen tarkoituksena tulee olla yhteispohjalaisen harrastustoiminnan edistäminen ja vireilläpitäminen.

3 § Yhteispohjalaisen kerhon varsinaisten jäsenten tulee olla jonkin pohjalaisen osakunnan varsinaisia jäseniä, ulkojäseniä, kannatusjäseniä tai seniorikerhon jäseniä. Ulkojäsenten ei tule muodostaa yli puolta jäsenkunnasta.

4 § Hyväksymistä yhteispohjalaiseksi kerhoksi anotaan kirjallisesti Pohjalaiselta Valtuuskunnalta. Anomukseen on liitettävä seuraavat perustamisasiakirjat: kerhon perustavan kokouksen pöytäkirja, säännöt, toimintasuunnitelma, talousarvio sekä virkailijaluettelo yhteystietoineen.

5 § Yhteispohjalaisella kerholla on oikeus käyttää osakuntatiloja veloituksetta kerran viikossa normaaliin toimintaansa. Kerhoilla on oikeus käyttää veloituksetta myös kellarikerroksen (Möykkä) saunatiloja kerran kuukaudessa. Pohjalaisella Valtuuskunnalla ja osakunnilla on etuoikeus tilojen varaamisessa. Tiloissa on noudatettava Pohjalaisen Valtuuskunnan hyväksymiä ohjesääntöjä.

6 § Kohdassa 5 mainitusta toiminnasta poikkeavaan käyttöön täytyy hakea erikseen lupaa Pohjalaiselta Valtuuskunnalta.

7 § Yhteispohjalaisella kerholla on oikeus saada ainakin yksi avain osakuntatiloihin. Avain anotaan henkilökohtaisesti Pohjalaiselta Valtuuskunnalta.

8 § Yhteispohjalaisella kerholla on mahdollisuus saada kaappitilaa osakuntatiloista.

9 § Yhteispohjalaisella kerholla on mahdollisuus anoa kerhoavustusta Pohjalaiselta Valtuuskunnalta. Avustushakemusten viimeinen jättöpäivä ilmoitetaan vuoden alussa. Kerhoavustuksen saamiseksi kerholla tulee olla myös omaa varainhankintaa.

10 § Pohjalainen Valtuuskunta vahvistaa vuosittain sen alaisuudessa toimivat kerhot. Vahvistusmenettelyä ja kerhoavustusten anomista varten tulee kerhojen toimittaa 9 § mainittuun jättöpäivään mennessä Pohjalaiselle Valtuuskunnalle seuraavat asiakirjat: tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus, talousarvio, toimintasuunnitelma, virkailijaluettelo yhteystietoineen sekä jäsenluettelo. Jäsenluettelosta tulee käydä ilmi ketkä ovat varsinaisia jäseniä ja minkä osakunnan jäseniä he ovat. Kerholla on velvollisuus muulloinkin Pohjalaisen Valtuuskunnan pyynnöstä esittää Pohjalaisen Valtuuskunnan vaatimia selvityksiä kerhon toiminnasta ja taloudesta.

11 § Mikäli Pohjalainen Valtuuskunta ei vahvista kerhoa yhteispohjalaiseksi kerhoksi, tulee sen toimia näiden sääntöjen 12 § ja 13 § mukaisesti.

12 § Yhteispohjalaisen kerhon on ilmoitettava Pohjalaiselle Valtuuskunnalle toimintansa lakkaamisesta. Ilmoituksen tulee liittää kerhon lopettamiskokouksen pöytäkirja ja kerhon päättävä tilinpäätös.

13 § Kerhon lakatessa sen varat ja omaisuus on luovutettava Pohjalaiselle Valtuuskunnalle. Mikäli kerholla on ollut omaa varainhankintaa, jakaa Pohjalainen Valtuuskunta kerhon ehdotuksen perusteella kerholta jääneet varat ja omaisuuden Pohjalaisen Valtuuskunnan ja kerhon sääntöjen mukaisten muiden edunsaajien kesken. Jollei kerhon säännöissä ole muita määräyksiä, luovutetaan kaikki varat ja omaisuus Pohjalaiselle Valtuuskunnalle.

Pohjalainen Valtuuskunta 17.2.2012

Pohjalaisen Valtuuskunnan muistomitalin säännöt

Pohjalaisen Valtuuskunnan vahvistamat 12.12.1964

1 § Pohjalaisen Osakunnan muistomitali on Pohjalaisen Osakunnan muistolle omistettu, ja sen voi Pohjalainen Valtuuskunta myöntää enintään kerran vuodessa yhdelle pohjalaisten osakuntien entiselle jäsenelle tunnustuksena erityisen ansiokkaasta elämäntyöstä isänmaan ja kotimaakunnan hyväksi. Erikoiseksi ansioksi katsotaan työskentely pohjalaisten osakuntien ja Helsingin Yliopiston piirissä.

2 § Ehdotuksen muistomitalin jakamisesta tekee toimikunta, johon kunkin pohjalaisen osakunnan senioriyhdistys nimeää kaksi jäsentä, ja johon lisäksi kuuluvat pohjalaisten osakuntien kuraattorit sekä lisäksi puheenjohtajana Pohjalaisen Valtuuskunnan puheenjohtaja. Toimikunta on nimettävä Pohjalaisen Valtuuskunnan järjestäytymiskokouksesssa.

3 § Toimikunnan on tehtävä perusteltu kirjallinen ehdotus Pohjalaiselle Valtuuskunnalle syyskuun loppuun mennessä. Tehty ehdotus raukeaa, ellei vähintään kaksi kolmasosaa Pohjalaisen Valtuuskunnan jäsenistä sitä kannata. Ehdotuksen tullessa Pohjalaisen Valtuuskunnan käsiteltäväksi on siitä kokouskutsussa mainittava.

4 § Muistomitalin luovuttaa Porthan-juhlassa Pohjalaisen Valtuuskunnan puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan Pohjalaisen Valtuuskunnan tähän tehtävään valitsema henkilö.

5 § Näihin sääntöihin tehtävistä muutoksista ja lisäyksistä päättää Pohjalainen Valtuuskunta kahdessa perättäisessä kokouksessaan kahden kolmasosan äänten enemmistöllä.

Turvallisen tilan periaatteet

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan aloitteesta Pohjalaiselle Valtuuskunnalle, ja sitä kautta myös Etelä-Pohjalaiselle Osakunnalle, Vasa nationille ja Pohjois-Pohjalaiselle Osakunnalle, on laadittu nämä turvallisen tilan periaatteet.

  • Osakunnalla kuka tahansa voi olla oma itsensä. Kaikkia täällä olevia ja tänne tulevia tullaan kunnioittamaan sellaisina kuin he ovat.
  • Huolehdimme siitä, että kaikki saavat osallistua toimintaan ja yhdessäoloon omalla tavallaan.
  • Kunnioitamme toistemme rajoja, eikä ketään pakoteta sellaiseen toimintaan, missä he eivät tahdo olla mukana.
  • Otamme huomioon tilojen, ja niissä toimivien järjestöjen säännöt, ja toimimme niitä kunnioittaen.
  • Emme hyväksy minkäänlaista syrjintää, kiusaamista, häirintää ja vähättelyä.
  • Jos syrjintä-, kiusaamis-, häirintä-, riita- tai tilojen väärinkäyttötapauksia tulee, puhu asiasta kenelle tahansa kuraattorille, Osakuntien isännille tai hallitusten jäsenille.
  • Voit myös olla yhteydessä HYYn häirintäyhdyshenkilöön (hairintayhdyshenkilo@hyy.fi)
  • Jos jotain vakavampaa sattuu, älä epäröi soittaa hätänumeroon 112.
Muut säännöt

Ympäristöohjelma (PDF)