Hyväksytty 15.4.1998 esitettäväksi pohjalaisille osakunnille.
1 § Pohjalainen Valtuuskunta, Österbottniska Delegationen, on Etelä-Pohjalaisen Osakunnan (EPO), Pohjois-Pohjalaisen Osakunnan (PPO) ja Vasa Nationin (VN) asettama pysyvä toimikunta. Valtuuskunnan tarkoituksena on olla yhdyssiteenä pohjalaisten osakuntien välillä, hoitaa niiden yhteistä omaisuutta ja pitää vireillä niiden yhteisiä harrastuksia.
2 § Valtuuskunnan erikoisena tehtävänä on:
3 § Valtuuskunnassa, jonka toimikautena on kalenterivuosi, edustaa kutakin pohjalaista osakuntaa kuraattori sekä kaksi varsinaista ja kaksi varajäsentä, jotka asianomainen osakunta valitsee keskuudestaan vuodeksi kerrallaan viimeistään marraskuun kuluessa. Jos joku Valtuuskunnan jäsen tai varajäsen eroaa, asianomainen osakunta täyttää avoimeksi jääneen paikan välittömästi tiedon siitä saatuaan.
Pohjalaisten osakuntien kuraattorit sekä Valtuuskunnan varsinaiset jäsenet ja varajäsenet ovat oikeutettuja käyttämään Valtuuskunnan merkkiä sekä toimikautensa aikana että sen jälkeen. Valtuuskunnan merkki voidaan myöntää myös muille Valtuuskunnan toiminnassa ansioituneille henkilöille.
4 § Valtuuskunnan kutsuu kokoon puheenjohtaja, kun hän katsoo sen tarpeelliseksi tai kun jokin pohjalainen osakunta tai 1/3 Valtuuskunnan varsinaisista jäsenistä sitä haluaa tai vähintään 25 osakunnissa äänivaltaista pohjalaista sitä Valtuuskunnan puheenjohtajalta kirjallisesti pyytää.
Kirjallinen kokouskutsu on toimitettava Valtuuskunnan jäsenille viimeistään 7 päivää ennen kokousta.
5 § Valtuuskunta valitsee keskuudestaan puheenjohtajan, varapuheenjohtajan, yleis- ja hallintovaliokunnan sekä yhteistyö-, kirjasto- ja ravintolatoimikunnan puheenjohtajan ja jäsenet sekä osakuntakohtaiset asuntovastaavat.
Tarvittaessa valtuuskunta asettaa muita valio- ja toimikuntia.
Valiokunnan jäsenenä tai puheenjohtajana voi toimia sekä Valtuuskunnan varsinainen jäsen että varajäsen. Kaikkien pohjalaisten osakuntien tulee olla edustettuina jokaisessa valio- ja toimikunnassa.
6 § Valtuuskunnan kokouksissa pöytäkirjaa pitää Valtuuskunnan valitsema sihteeri, jonka tulee olla jonkun pohjalaisen osakunnan jäsen.
7 § Valtuuskunnan taloutta ja pohjalaisten osakuntien yhteisiä rahastoja hoitaa Valtuuskunnan valitsema taloudenhoitaja. Taloudenhoitaja osallistuu Valtuuskunnan kokouksiin.
8 § Pohjalaisen Valtuuskunnan nimen kirjoittavat Valtuuskunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja taloudenhoitaja kaksi yhdessä.
9 § Valtuuskunnan tulevan vuoden tilejä tarkastamaan kukin pohjalainen osakunta valitsee yhden tilintarkastajan ja yhden varatilintarkastajan samassa kokouksessa, jossa valitaan edustajat uuteen Valtuuskuntaan. Tilintarkastajat tarkastavat myös osakuntain muun yhteisen omaisuuden (ja erityisesti taideteoskokoelman) sekä esittävät osakunnille tarkastuskertomuksensa, ennen kuin eroavalle Valtuuskunnalle myönnetään tili- ja vastuuvapaus.
10 § Asian käsittelyyn Valtuuskunnassa ottavat osaa kuraattorit sekä Valtuuskunnan varsinaiset jäsenet että varajäsenet, mutta päätösvalta on ainoastaan kuraattoreilla ja Valtuuskunnan varsinaisilla jäsenillä. Varsinaisten jäsenten ollessa estyneitä, astuvat varajäsenet heidän tilalleen asianomaisen osakunnan määräämässä järjestyksessä.
Valtuuskunta on päätösvaltainen, kun puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi kokouksessa on läsnä vähintään neljä varsinaista jäsentä tai heitä edustavaa varajäsentä, kuitenkin siten, että kukin pohjalainen osakunta on edustettuna päätöstä tehtäessä. Valtuuskunnan ensi kertaa käsiteltävänä olevan asian ratkaisu lykätään yhdenkin päätösvaltaisen jäsenen vaatimuksesta seuraavaan kokoukseen.
11 § Valtuuskunnan kielet ovat suomi ja ruotsi. Valtuuskunnan jäsenillä on kaikissa tilanteissa oikeus käyttää kumpaa kieltä tahansa.
Valtuuskunnan pöytäkirjat ja muut asiakirjat liitetään vuosittain pohjalaisten yhteiseen arkistoon.
12 § Valtuuskunta laatii vuosittain syksyllä talousarvioehdotuksen. Se alistetaan pohjalaisten osakuntien hyväksyttäväksi niin hyvissä ajoin, että se voidaan ottaa huomioon osakuntien talousarvioita laadittaessa. Talousarvio tulee voimaan, kun kaikki pohjalaiset osakunnat ovat hyväksyneet esityksen.
13 § Valtuuskunnan tilit päätetään kalenterivuosittain. Tilit on tarkastettava tilivuoden päätyttyä maaliskuun loppuun mennessä.
Valtuuskunnan tilinpäätös ja toimintakertomus on toimitettava pohjalaisten osakuntien hyväksyttäväksi huhtikuun aikana.
Valtuuskunnan jäsenet saavat tili- ja vastuuvapauden pohjalaisten osakuntien sen heille myönnettyä.
14 § Jos kaikki pohjalaiset osakunnat hylkäävät Valtuuskunnan tekemän ehdotuksen, se raukeaa. Jos osakunnat tekevät ehdotuksen johdosta toisistaan eroavia päätöksiä, asia palautetaan yhteensovittamista varten Valtuuskuntaan. Jos Valtuuskunnan yhteensovitusyritys ei johda yhteiseen päätökseen, asia palautetaan uudelleen Valtuuskunnan valmisteltavaksi. Näin menetellään, kunnes asiassa päästään yksimielisyyteen.
15 § Jos Pohjalainen Valtuuskunta lakkaa toimimasta, on pohjalaisten osakuntien pykälissä 1 ja 2 mainittu yhteinen omaisuus säilytettävä edelleen yhtenä kokonaisuutena ja siitä huolehtimaan on perustettava toimikunta, jossa on jäseniä kaikista kolmesta pohjalaisesta osakunnasta.
Niin kauan kuin yksikin pohjalaisesta osakunnasta on olemassa, ei niiden pykälissä 1 ja 2 mainittua yhteistä omaisuutta tai osaa siitä voida siirtää ulkopuolisen tahon omistukseen. Jos kaikkien pohjalaisten osakuntien toiminta on lakannut ja omaisuus on siirtymässä jonkin ulkopuolisen tahon haltuun, on ennen siirtoa varmistettava, että omaisuus säilyy myös jatkossa yhtenä kokonaisuutena.
16 § Muutosehdotukset näihin sääntöihin on esitettävä kirjallisesti Valtuuskunnalle, joka alistaa ne oman lausuntonsa ohella pohjalaisten osakuntien ratkaistavaksi. Osakunnissa käsitellään asia siinä järjestyksessä, jota on noudatettava tehtäessä muutoksia osakunnan omiin sääntöihin.
Jos sääntömuutosta koskevassa asiassa ei synny yksimielisyyttä pohjalaisten osakuntien kesken, noudatetaan, mitä 14 §:ssä tällaisten tapausten varalle yleensä on säädetty.
Pohjalaisen Valtuuskunnan vahvistamat 12.12.1964
1 § Pohjalaisen Osakunnan muistomitali on Pohjalaisen Osakunnan muistolle omistettu, ja sen voi Pohjalainen Valtuuskunta myöntää enintään kerran vuodessa yhdelle pohjalaisten osakuntien entiselle jäsenelle tunnustuksena erityisen ansiokkaasta elämäntyöstä isänmaan ja kotimaakunnan hyväksi. Erikoiseksi ansioksi katsotaan työskentely pohjalaisten osakuntien ja Helsingin Yliopiston piirissä.
2 § Ehdotuksen muistomitalin jakamisesta tekee toimikunta, johon kunkin pohjalaisen osakunnan senioriyhdistys nimeää kaksi jäsentä, ja johon lisäksi kuuluvat pohjalaisten osakuntien kuraattorit sekä lisäksi puheenjohtajana Pohjalaisen Valtuuskunnan puheenjohtaja. Toimikunta on nimettävä Pohjalaisen Valtuuskunnan järjestäytymiskokouksesssa.
3 § Toimikunnan on tehtävä perusteltu kirjallinen ehdotus Pohjalaiselle Valtuuskunnalle syyskuun loppuun mennessä. Tehty ehdotus raukeaa, ellei vähintään kaksi kolmasosaa Pohjalaisen Valtuuskunnan jäsenistä sitä kannata. Ehdotuksen tullessa Pohjalaisen Valtuuskunnan käsiteltäväksi on siitä kokouskutsussa mainittava.
4 § Muistomitalin luovuttaa Porthan-juhlassa Pohjalaisen Valtuuskunnan puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan Pohjalaisen Valtuuskunnan tähän tehtävään valitsema henkilö.
5 § Näihin sääntöihin tehtävistä muutoksista ja lisäyksistä päättää Pohjalainen Valtuuskunta kahdessa perättäisessä kokouksessaan kahden kolmasosan äänten enemmistöllä.
POHJALAINEN VALTUUSKUNTA
ASUNTOLAOHJESÄÄNTÖ
18.5.2021
Tämän ohjesäännön määräysten mukaan menetellään pohjalaisten osakuntien (Etelä-Pohjalainen Osakunta, Pohjois-Pohjalainen Osakunta ja Vasa nation) jäsenien opiskelija-asuntojen hakumenettelyssä, asukkaiden valinnassa, asumisajasta päätettäessä ja asumisoikeuden tarkistamisessa.
Asuntolaohjesäännön toteutuksesta vastaavat osakuntien valitsemat ja Pohjalaisen Valtuuskunnan nimittämät asuntovastaavat yhteistyössä vuokranantajan edustajan kanssa.
HAKUMENETTELY
VALINTAPERUSTEET
Vahvistettujen jonojen loputtua voidaan saapuneet hakemukset käsitellä jo ennen seuraavan hakuajan päättymistä ja asunto voidaan myöntää hyväksytyn hakemuksen perusteella. Kaikkia asuntoja voi hakea yksin. Kuitenkin etusijalla asuntoihin, joissa on vähintään kaksi erillistä huonetta, ovat hakijat, jotka ovat jättäneet hakemuksen kaverin kanssa.
Kaikki asuntohakemuksessa annetut tiedot on pyydettäessä todistettava oikeiksi. Mikäli asuntohakemuksessa tai sen liitteissä annetut tiedot osoittautuvat virheellisiksi, mahdollinen vuokrasopimus voidaan purkaa välittömästi.
Puutteellisia hakemuksia ei käsitellä. Hakijalta voidaan tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä.
ASUMISAIKA
ASUMISOIKEUDEN TARKISTUS
MUITA MÄÄRÄYKSIÄ
1 § Tämä ohjesääntö koskee Pohjalaisen Valtuuskunnan alaisia yhteispohjalaisia kerhoja.
2 § Yhteispohjalaisen kerhon tulee olla tarkoitettu kaikkien pohjalaisten osakuntien (Etelä-Pohjalainen Osakunta, Vasa nation, Pohjois-Pohjalainen Osakunta) jäsenille. Kerhojen tarkoituksena tulee olla yhteispohjalaisen harrastustoiminnan edistäminen ja vireilläpitäminen.
3 § Yhteispohjalaisen kerhon varsinaisten jäsenten tulee olla jonkin pohjalaisen osakunnan varsinaisia jäseniä, ulkojäseniä, kannatusjäseniä tai seniorikerhon jäseniä. Ulkojäsenten ei tule muodostaa yli puolta jäsenkunnasta.
4 § Hyväksymistä yhteispohjalaiseksi kerhoksi anotaan kirjallisesti Pohjalaiselta Valtuuskunnalta. Anomukseen on liitettävä seuraavat perustamisasiakirjat: kerhon perustavan kokouksen pöytäkirja, säännöt, toimintasuunnitelma, talousarvio sekä virkailijaluettelo yhteystietoineen.
5 § Yhteispohjalaisella kerholla on oikeus käyttää osakuntatiloja veloituksetta kerran viikossa normaaliin toimintaansa. Kerhoilla on oikeus käyttää veloituksetta myös kellarikerroksen (Möykkä) saunatiloja kerran kuukaudessa. Pohjalaisella Valtuuskunnalla ja osakunnilla on etuoikeus tilojen varaamisessa. Tiloissa on noudatettava Pohjalaisen Valtuuskunnan hyväksymiä ohjesääntöjä.
6 § Kohdassa 5 mainitusta toiminnasta poikkeavaan käyttöön täytyy hakea erikseen lupaa Pohjalaiselta Valtuuskunnalta.
7 § Yhteispohjalaisella kerholla on oikeus saada ainakin yksi avain osakuntatiloihin. Avain anotaan henkilökohtaisesti Pohjalaiselta Valtuuskunnalta.
8 § Yhteispohjalaisella kerholla on mahdollisuus saada kaappitilaa osakuntatiloista.
9 § Yhteispohjalaisella kerholla on mahdollisuus anoa kerhoavustusta Pohjalaiselta Valtuuskunnalta. Avustushakemusten viimeinen jättöpäivä ilmoitetaan vuoden alussa. Kerhoavustuksen saamiseksi kerholla tulee olla myös omaa varainhankintaa.
10 § Pohjalainen Valtuuskunta vahvistaa vuosittain sen alaisuudessa toimivat kerhot. Vahvistusmenettelyä ja kerhoavustusten anomista varten tulee kerhojen toimittaa 9 § mainittuun jättöpäivään mennessä Pohjalaiselle Valtuuskunnalle seuraavat asiakirjat: tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus, talousarvio, toimintasuunnitelma, virkailijaluettelo yhteystietoineen sekä jäsenluettelo. Jäsenluettelosta tulee käydä ilmi ketkä ovat varsinaisia jäseniä ja minkä osakunnan jäseniä he ovat. Kerholla on velvollisuus muulloinkin Pohjalaisen Valtuuskunnan pyynnöstä esittää Pohjalaisen Valtuuskunnan vaatimia selvityksiä kerhon toiminnasta ja taloudesta.
11 § Mikäli Pohjalainen Valtuuskunta ei vahvista kerhoa yhteispohjalaiseksi kerhoksi, tulee sen toimia näiden sääntöjen 12 § ja 13 § mukaisesti.
12 § Yhteispohjalaisen kerhon on ilmoitettava Pohjalaiselle Valtuuskunnalle toimintansa lakkaamisesta. Ilmoituksen tulee liittää kerhon lopettamiskokouksen pöytäkirja ja kerhon päättävä tilinpäätös.
13 § Kerhon lakatessa sen varat ja omaisuus on luovutettava Pohjalaiselle Valtuuskunnalle. Mikäli kerholla on ollut omaa varainhankintaa, jakaa Pohjalainen Valtuuskunta kerhon ehdotuksen perusteella kerholta jääneet varat ja omaisuuden Pohjalaisen Valtuuskunnan ja kerhon sääntöjen mukaisten muiden edunsaajien kesken. Jollei kerhon säännöissä ole muita määräyksiä, luovutetaan kaikki varat ja omaisuus Pohjalaiselle Valtuuskunnalle.
Pohjalainen Valtuuskunta 17.2.2012
1§ TILAT JA JÄRJESTÄJÄT
Tämä ohjesääntö koskee osakuntatiloja eli Ostrobotnia-talon viidettä kerrosta sekä kellarikerroksen saunatilaa ja Möykkää. Osakuntatilat ovat pohjalaisten osakuntien jäsenten käytössä, kuitenkin siten, että pohjalaisilla osakunnilla, Pohjalaisella Valtuuskunnalla (PV) ja talossa toimivilla kerhoilla on tässä nimenomaisessa järjestyksessä tilojen käyttöön etuoikeus.
Osakuntatilojen käyttöoikeuden myöntämisestä ulkopuolisille päättää Pohjalainen Valtuuskunta, kiireellisissä tapauksissa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Valtuuskunta vahvistaa kulloinkin perittävän käyttökorvauksen suuruuden. Tilaisuuden järjestäjän on allekirjoitettava käyttösopimus.
Tämä ohjesääntö koskee kaikkia osakuntatiloissa tilaisuuksia järjestäviä tahoja ja henkilöitä. Heillä voi olla lisäksi omia tarkentavia ohjesääntöjä koskien osakuntatiloja ja tapahtumien järjestämistä, mutta ne eivät saa olla ristiriidassa tämän ohjesäännön kanssa.
2§ ENNEN TILAISUUTTA
Tilojen varaaminen tapahtuu PV:n sähköisessä kalenterissa ja tekemällä juhlista juhlailmoitus PV:n sivuilla. Varauksen vahvistaa Pohjalainen Valtuuskunta. Ulkopuolisten Pohjalaiselle Valtuuskunnalle osoittamat varaukset vahvistetaan lukukausien aikana aikaisintaan kolme viikkoa ennen kyseisten tilojen käyttöä ja kesäaikaan aikaisintaan kahdeksan viikkoa aikaisemmin.
Ennen tilaisuutta järjestäjä on velvollinen huolehtimaan huonekalujärjestelyistä, tarvikkeista, tarjoilusta ja aputyövoimasta.
3§ SISÄÄNPÄÄSYN VALVONTA
Osakuntatiloissa järjestettäviin yleisiin tilaisuuksiin pääsevät ensisijaisesti pohjalaisten osakuntien jäsenet. Järjestäjä määrittelee, keille tilaisuus on tarkoitettu, ja valvoo, ettei asiattomia vieraita tule. Ellei tilaisuuden järjestäjä muuta ilmoita, osakuntalaiset saavat tuoda tilaisuuksiin vieraita. Osakuntalainen on aina vastuussa vieraistaan.
Jos tilaisuus on avoin myös ei-osakuntalaisille opiskelijoille, eli tilaisuutta mainostetaan osakuntien ulkopuolella, on sisäänpääsyn valvonnan järjestäminen pakollista. Avoimissa tilaisuuksissa on kerättävä nimilista tilaisuuteen saapuvilta vierailta ja ovella on vähintään yksi valvova henkilö ovien sulkemiseen asti. Mikäli valvontaa ei ole, on ulko-ovi oltava lukittuna.
Tilaisuuden luonteesta riippuen valvonnasta voivat huolehtia mahdolliset lipunmyyjät. Lipunmyyjille tai muille sisäänpääsyvalvojille on annettava selkeät, mieluiten kirjalliset ohjeet siitä, miten toimia. Tärkeää on tähdentää, että paikalle saa pääsääntöisesti tulla vain osakunnan jäseniä ja opiskelijoita. Epäselvissä tapauksissa tilaisuuden järjestäjä päättää, ketkä pääsevät sisään. Osakuntien vanhemmat jäsenet ja seniorit sekä edellä kuvatun lailla osakuntalaisten vieraat ovat tervetulleita tilaisuuteen, mutta suhde osakuntaan tulee olla todistettavissa.
Vartioitu narikka on hyvä pitää mahdollisimman pitkään. Jos se suljetaan ennen tilaisuuden päättämistä, on tapahtumavieraille ilmoitettava se tavaroita jätettäessä selkeästi esimerkiksi erillisellä lapulla, jossa lukee narikan aukioloaika.
4§ VALVONTA TILAISUUDEN AIKANA
Tilaisuuden järjestäjä ja isäntä toimivat aina automaattisesti tilojen järjestysmiehinä. He vastaavat järjestettyjen tilaisuuksien ja niiden jatkojen valvonnasta keskinäisen sopimuksensa mukaan. Tilaisuuden järjestäjä huolehtii siitä, että osakuntatiloissa tai rappukäytävässä järjestys säilyy eikä niissä ole asiattomia henkilöitä. Jokainen osakuntalainen on kuitenkin vastuussa siitä, että mahdolliset rähinöitsijät tai paikkojen rikkojat poistetaan talosta vähintään ilmoittamalla siitä tilaisuuden järjestäjälle tai isännälle (ks. tarkemmin 7§).
Järjestäjä on vastuussa tilaisuudessa tapahtuneista järjestyshäiriöistä, omaisuuden vahingoittumisesta tai tavaroiden narikasta häviämisestä narikan ollessa vartioitu. Perittävän korvauksen vahvistaa Pohjalainen Valtuuskunta tai vahingoittuneen omaisuuden omistaja.
Isojen ja talon ulkopuolisille avointen tilaisuuksien aikana järjestyksen valvonnasta vastaava on tunnistettava esim. huomioliivien käytöllä.
5§ OVET
Töölönkatu 3 A-rapun ulko-oven aukiolo saattaa vaihdella talon muiden vuokralaisten tarpeiden mukaan, mutta yleensä ulko-ovi on auki lukukausien aikaan arkisin klo 6.30–20.00, lauantaisin 6.30–16.00 ja sunnuntaisin suljettu. Loma-aikoina ulko-ovi on auki arkisin klo 6.30–17.00. Näiden aikojen ulkopuolella tilaisuuden vastuuhenkilö voi harkinnan mukaan ohittaa ulko-oven lukituksen on-off-avaimella. Lukituksen ohittaminen laittamalla jokin esine oven väliin on ehdottomasti kielletty. Lukituksen ohittamisen jälkeen tulee varmistua myös siitä, että ulko-ovi myöhemmin lukitaan, kuitenkin aina viimeistään klo 1.00. Bottan ravintoloiden sulkiessa ovensa kello 3.30–4.00 osakuntien tapahtumiin yrittää joskus päästä sisälle epämääräistä porukkaa – tämän porukan pääsy tiloihin avoinna olevasta ulko-ovesta ei ole suotavaa. Kun ulko-ovi on lukittu, on syytä noin tunnin välein tarkistaa, ettei sen väliin ole laitettu esineitä lukkoon menemisen estämiseksi.
Ulko-oveen ei saa kiinnittää mitään.
Ovet niihin tiloihin, joita ei käytetä, on pidettävä lukittuna. Juhlien pöytäosuuden aikana toimiston ovien on oltava lukittuina. Pohjalaisen Valtuuskunnan ja osakuntien toimihenkilöillä on kuitenkin aina oikeus käyttää toimistoja osakunta-asioiden hoitamiseen. Juhlien aikana muu oleilu toimistosiivessä on siis kielletty.
Järjestäjän on syytä tarkistaa tilaisuuden päättymisen jälkeen, että erityisesti sekä viidennen kerroksen ovi että rappukäytävän ulko-ovi tulevat lukkoon.
6§ TILOJEN SISUSTUS
Osakuntatilat sijaitsevat yli satavuotiaassa Ostrobotnia-talossa, minkä johdosta ne ja lisäksi erityisesti tilojen seinillä olevat taulut ovat todella arvokkaita. Vahinkojen ehkäisemiseksi kaikki juhlasalin taulut ja vaakunat otetaan pois seiniltä ja viedään viidennen kerrokseen galleriaan riehakkaiden tapahtumien ajaksi. Tauluja ja vaakunoita ei tarvitse välttämättä siirtää, mikäli kyseessä on rauhalliset pöytäjuhlat. Jos jatkot muuttuvat riehakkaiksi, tulee taulut siirtää turvaan jatkojen aikana.
Tupakointi on tapahtumien aikana sallittua ainoastaan tupakkakopissa. Tupakointi muualla tiloissa vaurioittaa puulattiaa, kalusteita ja aiheuttaa hajuhaittaa. Tupakointi ulko-oven edustalla taas herättää ohikulkijoiden huomion.
7§ VAHINGON UHATESSA/SATTUESSA
Mikäli joku tilaisuuden vieraista käyttäytyy uhkaavasti, on tilaisuuden vastuuhenkilöillä (järjestäjä, isäntä tai muu valtuutettu henkilö) oikeus poistaa kyseinen henkilö osakuntatiloista. Poistettavalle henkilölle tulee selkeästi mainita poistamisen syy. Tilaisuuden aikana tiloihin tai tilaisuuden vieraisiin kohdistuvasta vahingoittavasta toiminnasta on välittömästi ilmoitettava tilaisuuden järjestäjälle.
Mikäli tilaisuuteen on tarpeen kutsua pelastus- tai ensihoitohenkilökuntaa tai poliisi, on jokaisen tilaisuuteen osallistuvan henkilön velvollisuus tehdä niin ja ilmoittaa siitä tilaisuuden järjestäjälle ja isännälle. Tilaisuuden järjestäjän vastuulla on taata pelastus- tai ensihoitohenkilökunnalle tai poliisille esteetön kulku.
Mikäli tilat tai sen kalustus vahingoittuvat tilaisuuden aikana, on siitä ilmoitettava Pohjalaiselle Valtuuskunnalle viimeistään tilaisuuden jälkeisenä päivänä.
8§ TILAISUUDEN JÄLKEEN
Tilaisuuden järjestäjän on huolehdittava siitä, että tilaisuuden päätyttyä kalusto on sille kuuluvalla paikallaan, rappukäytävä ja osakuntatilat, etenkin keittiö, siivottuna.
Pöytäjuhlien ja mahdollisten jatkojen jälkeen keittiön tulee olla vähintään yhtä hyvässä kunnossa kuin mihin emännät ovat sen siivottuaan jättäneet.
Järjestäjä tai hänen valtuuttamansa henkilö on viimeinen, joka poistuu osakuntatiloista. Hän tyhjentää osakuntatilat (5. kerros ja Möykkä) ja rappukäytävän asiattomista ja tuntemattomista henkilöistä ja sulkee huoneiston tilaisuuden päätyttyä.
9§ OHJESÄÄNNÖN LAIMINLYÖNTI
Osakuntien ja Pohjalaisen Valtuuskunnan toimihenkilöt valvovat näiden sääntöjen noudattamista ja ovat velvollisia ilmoittamaan rikkomuksista Valtuuskunnalle. Ellei tilaisuuden järjestäjä noudata annettuja määräyksiä, voi Valtuuskunta antaa pienemmistä rikkomuksista huomautuksen ja isommista määräaikaisen käyttökiellon kyseessä olevalle järjestäjälle. Kolmesta huomautuksesta seuraa käyttökielto, jonka keston määrittelee Pohjalainen Valtuuskunta.
Ostrobotnian isännöitsijä, osakuntien kuraattorit, Pohjalaisen Valtuuskunnan jäsenet ja varajäsenet sekä tilaisuuden järjestysmiehet ja järjestäjä voivat keskeyttää tilaisuuden todettuaan, ettei annettuja määräyksiä noudateta.
Ohjesäännöt osakuntatilojen taideteosten käsittelyyn:
YLEISESTI
Jokainen keittiössä käyvä ihminen siivoaa omat jälkensä (tämä pätee 24/7)
Kaikki auttavat, jotta osakuntakerros pysyy viihtyisänä.
BILEET JA JATKOT
PÖYTÄJUHLAT
Pöytäjuhlien jälkeen keittiön tulee olla samanlaisessa kunnossa kuin mihin emännät ovat sen siivottuaan jättäneet. Tästä on vastuussa juhlien järjestäjä.
KOKOUSTEN KAHVITTAJAT
• Ostrobotnia-talolla kuka tahansa voi olla oma itsensä. Kunnioitamme kaikkia täällä olevia ja täällä kävijöitä juuri sellaisina kuin he ovat.
• Huolehdimme siitä, että kaikki saavat osallistua toimintaan ja yhdessäoloon omalla tavallaan ja että kaikki tulevat kuulluiksi ja ymmärretyiksi.
• Tunnistamme omat ennakkoasenteemme ja pyrimme välttämään oletusten tekemistä.
• Arvostamme kaikkien työpanosta yhteisissä asioissa. Annettu palaute on rakentavaa ja keskustelevaa.
• Kunnioitamme toistemme rajoja, eikä ketään pakoteta sellaiseen toimintaan, missä he eivät tahdo olla mukana.
• Kunnioitamme toistemme fyysistä ja henkistä koskemattomuutta.
• Käsittelemme herkkiä aiheita asiaan kuuluvalla kunnioituksella ja tiedostamme henkilökohtaisten asioiden vakavuuden. Otamme niistä keskustellessa huomioon sekä kertojan että kuuntelijan.
• Muistamme vastuumme talon tiloista ja omaisuudesta.
• Otamme huomioon tilojen ja niissä toimivien järjestöjen säännöt, ja toimimme niitä kunnioittaen.
• Pyrimme tekemään tiloistamme mahdollisimman esteettömät ja kaikkien käyttöön sopivat ja tapahtumistamme mahdollisimman saavutettavat.
• Emme hyväksy minkäänlaista sukupuoleen, seksuaaliseen suuntautumiseen, sukupuolen ilmaisuun, fyysisiin rajoitteisiin, etnisyyteen, katsomukseen, sosioekonomiseen asemaan, opintosuuntaan, ikään (sekä fyysiseen ikään että osakunta- tai opintoikään) tai mihinkään muuhun henkilöön liittyvään seikkaan perustuvaa rasismia, syrjintää, kiusaamista, häirintää tai vähättelyä.
• Jos syrjintä-, kiusaamis-, häirintä- tai riitatilanteita tai tilojen ja esineistön väärinkäyttöä ilmenee, voit puhua asiasta kenelle tahansa häirintäyhdyshenkilölle, kuraattorille, inspehtorille, osakunnan hallituksen jäsenelle tai tapahtumasta vastuussa olevalle henkilölle.
• Voit olla yhteydessä häirintäyhdyshenkilöihin myös häirintäilmoituslomakkeen kautta. Lomakkeen ilmoitukset käsitellään osakuntakohtaisesti ja luottamuksellisesti. Tarvittaessa voit ottaa myös yhteyden HYY:n häirintäyhdyshenkilöön.
• Puutu asiattomaan käytökseen ja tarjoa tarpeen vaatiessa tukea asiattoman käytöksen kohteeksi joutuneelle.
• Älä epäröi soittaa tarvittaessa hätänumeroon 112.
• Turvallisemman tilan periaatteiden rikkomisesta tulee ottaa vastuu ja pyytää rikkomusta anteeksi. Kaikki tekevät virheitä. Asiaa käsitellessä rikkomuksesta tulee keskustella rakentavasti.
• Talon osakunnat päättävät kukin erikseen rikkomuksista seuraavista toimenpiteistä omien käytäntöjensä, ohjesääntöjensä ja sääntöjensä mukaisesti. Käsittelyyn osallistuvat tarvittaessa myös häirintäyhdyshenkilöt.
Turvallisemman tilan periaatteet on muotoiltu Pohjalaisen Valtuuskunnan edellisten turvallisemman tilan periaatteiden pohjalta ja muokkauksessa on käytetty apuna Helsingin Yliopiston Ylioppilaskunnan järjestöilleen laatimia turvallisemman tilan periaatteita.
Nämä periaatteet on hyväksytty Pohjalaisen Valtuuskunnan sekä Ostrobotnia-talon jokaisen osakunnan yleiskokouksessa ja astuvat voimaan, kun jokainen talon osakunnista on ne hyväksynyt.
Periaatteet astuivat voimaan 24.10.2024
Hyväksytty Pohjalaisen Valtuuskunnan kokouksessa 14.09.2015
POHJALAISEN VALTUUSKUNNAN YMPÄRISTÖOHJELMA
Ympäristöohjelma ja sen toimeenpano
Pohjalaisen Valtuuskunnan ympäristöohjelma on tarkoitettu kokoamaan yhteen asiat ja teot,
joilla Pohjalainen Valtuuskunta, valtuuskunnan alaiset kerhot, pohjalaiset osakunnat (EteläPohjalainen Osakunta, Vasa nation ja Pohjois-Pohjalainen Osakunta), niiden kerhot sekä kaikki
yhteisön jäsenet huomioivat ympäristöä toiminnassaan Ostrobotnia-talolla. Ohjelman
tarkoituksena on opastaa eri toimijoita entistä parempaan ja vähemmän ympäristöä
kuluttavaan toimintaan. Kullakin Osakunnalla voi olla Pohjalaisen Valtuuskunnan
ympäristöohjelman lisäksi omia ohjeitaan, mutta niiden toivotaan olevan linjassa tämän
ohjelman kanssa.
Ympäristöohjelma ei ole sääntö, mutta Pohjalainen Valtuuskunta toivoo, että koko yhteisö
noudattaisi ympäristöohjelmaa. Ympäristöohjelman toimeenpanosta ja valvonnasta vastaa
Pohjalaisen Valtuuskunnan ympäristövastaava yhdessä muun valtuuskunnan sekä osakuntien
vastaavien virkailijoiden kanssa. Mikäli Pohjalaiselle Valtuuskunnalle ei valita jonain vuonna
ympäristövastaavaa, vastaa valtuuskunta yhdessä osakuntien vastaavien virkailijoiden kanssa
ohjelman toimeenpanosta ja valvonnasta.
Ympäristöohjelman päivittämisestä vastaa Pohjalaisen Valtuuskunnan ympäristövastaava.
Mahdolliset muutostarpeet on tarkistettava kolmen vuoden välein, jolloin ympäristöohjelma
tuodaan uudelleenhyväksyttäväksi Pohjalaiselle Valtuuskunnalle. Mikäli ohjelmaa on tarve
päivittää useammin, voidaan näin tehdä.
Osakuntatilat ja ylläpito
Osakuntatilat sijaitsevat Ostrobotnia-talon viidennessä
kerroksessa. Lisäksi osakuntien käytössä on tiloja kellarikerroksesta (Möykkä ja saunatila).
Tiloja käyttävät kolmen pohjalaisen osakunnan lisäksi monet valtuuskunnan ja osakuntien
yhteydessä toimivat kerhot.
Osakuntatilojen ylläpidossa, korjauksissa ja hankinnoissa panostetaan ennen kaikkea laatuun.
Siivousvälinehankinnoissa painotetaan mahdollisuuksien mukaan suomalaisia ja/tai
ympäristömerkin saaneita tuotteita. Osakuntatilojen hyvä ylläpito pidentää osakuntatilojen
käyttöikää ja vähentää remonttien tarvetta.
Kalusto
Osakuntatiloissa on paljon arvokkaita vanhoja kalusteita. Näiden ylläpitoon ja korjaamiseen panostetaan, sillä uusien kalusteiden hankinta kuluttaa aina luonnonvaroja. Lisäksi vanhat kalusteet ovat osa pohjalaisten osakuntien sekä talon historiaa ja perinteitä. Uusi kalusteita hankittaessa Pohjalainen Valtuuskunta ja pohjalaiset osakunnat panostavat tuotteiden laatuun. Uusia tuotteita hankkiessa panostetaan kotimaisiin, ympäristömerkittyihin ja/tai kierrätystuotteisiin. Kalustosta pyritään myös pitämään mahdollisimman hyvää huolta korjaten ja siisteydestä huolehtien, jotta käyttöikä pysyisi mahdollisimman pitkänä.
Mikäli kalusto rikkoutuu korvauskelvottomaksi, kierrätetään tuote asianmukaisesti viranomaisten kierrätysohjeita noudattaen.
Toimintatavat
Osakuntatiloissa järjestetään paljon erilaista toimintaa. Toimintatapoja muokkaamalla voidaan vähentää ympäristön kuormitusta huomattavasti. Erityisen tärkeää on jätteiden ja
energiankäytön vähentäminen kaikessa toiminnassa. Lisäksi jokainen vastaa osakuntatilojen
siisteydestä omalta osaltaan ja tapahtumajärjestäjät tapahtumiensa osalta.
Muut asiat
Pohjalaiset osakunnat ovat usein edustettuna muiden osakuntien ja järjestöjen juhlissa niin Suomessa kuin muuallakin maailmassa. Pohjalainen Valtuuskunta kannustaa edustajia
muistamaan eri valintojen ympäristökuormitukset myös edustettaessa. Esimerkiksi
matkustaessa tulisi huomioida matkustustavan ilmasto- ja muun ympäristökuormituksen ja
pyrkiä valitsemaan mahdollisimman vähän saastuttava matkustustapa. Myös edustuslahjaan
Pohjalainen Valtuuskunta toivoo kiinnitettävän huomiota.
Pohjalainen Valtuuskunta kannustaa osakuntia, osakuntien jäseniä sekä kaikkia kerhojaan
kiinnittämään entistä enemmän huomiota arjen valintoihin myös osakuntatilojen
ulkopuolella.