Käyttöohje

Kirjautuminen

Sisäänkirjautuminen

Kirjoita vasemman ylälaidan sisäänkirjautumisosion kohtaan "Tunnus" käyttäjätunnuksesi, kohtaan "Salasana" salasanasi ja paina "Kirjaudu" -painiketta.

Uloskirjautuminen

Paina vasemmassa ylälaidassa olevaan "Kirjaudu ulos" -painiketta.

Käyttäjä

Käyttäjän lisääminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Käyttäjät" ja valitse sivun lopusta "Lisää uusi käyttäjä". Täytä lomakkeen alkuun lisättävän käyttäjän yhteystiedot. Lomakkeen kentistä on täytettävä ainakin tähdellä (*) merkityt pakolliset kentät.

HUOM! "Sähköpostin vastaanotto" asetuksilla on merkitystä vain jos käyttäjälle valittavalla käyttäjäryhmällä on "Varauksen vahvistaminen" -käyttöoikeus. Valitse "Sähköpostin vastaanoton" taso sen mukaan miten haluat sähköpostia lähetettävän.

Vaihtoehdot ovat:

• "Kaikista uusista varauksista", jolloin käyttäjä saa postia kaikista luoduista varauksista.
• "Käyttäjään liittyvistä varauksista, jotka ovat muuttuneet", jolloin käyttäjä saa postia muutoksista käyttäjään itseensä liittyvistä varauksista.
• "Kaikista varauksista, jotka ovat muuttuneet", jolloin käyttäjä saa postia kaikista varauksista, joihin tehdään muutoksia.

Valitse käyttäjän haluama "Kieli". Syötä lisättävälle käyttäjälle tuleva "Käyttäjätunnus" ja "Salasana" kahteen kertaan. Valitse käyttäjälle "Käyttäjäryhmä", "Organisaatio" sekä valitse jokin käyttäjän organisaatioista "Oletusorganisaatioksi". Jokaiseen valittuun organisaatioon tulee lisätä käyttääjän "Virka"/asema tässä organisaatiossa. Tarvittaessa voit asettaa käyttäjälle "Erääntymispäivän" lomakkeen lopussa. Kun olet täyttänyt vaaditut kentät, paina "Lisää"-painiketta.

Käyttäjän tietojen muokkaaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Käyttäjät" ja valitse haluamasi käyttäjän kohdalta "Muokkaa". Lisätietoja kentistä, ks. Käyttäjän lisääminen. Kun olet muokannut haluamiasi kenttiä, paina "Muokkaa"-painiketta.

Käyttäjän omien tietojen muokkaaminen

Valitse "Muuta omia tietoja" vasemmasta ylälaidasta käyttäjätunnuksesi alta. Lisätietoja kentistä, ks. Käyttäjän lisääminen. Kun olet muokannut haluamiasi kenttiä, paina "Muokkaa"-painiketta.

Käyttäjän poistaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Käyttäjät" ja valitse haluamasi käyttäjän kohdalta "Poista".

HUOM! Kun käyttäjä poistetaan, poistuvat samalla kaikki käyttäjän tekemät varaukset.

Käyttäjän palauttaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Käyttäjät" ja valitse haluamasi poistetun käyttäjän kohdalta "Palauta".

Käyttäjäryhmä

Käyttäjäryhmän lisääminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Käyttäjäryhmät" ja valitse sivun lopusta "Lisää uusi käyttäjäryhmä".

Syötä uudelle käyttäjäryhmälle "Nimi", "Kuvaus" ja valitse haluamasi käyttöoikeudet. Paina "Lisää käyttäjäryhmä" -painiketta.

Käyttäjäryhmän tietojen muokkaaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Käyttäjäryhmät" ja valitse haluamasi ryhmän kohdalta "Muokkaa".

Muokattuasi haluamiasi kenttiä, paina "Päivitä muutokset-painiketta.

Käyttäjäryhmän poistaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Käyttäjäryhmät" ja valitse haluamasi ryhmän kohdalta "Poista".

HUOM! Ryhmän täytyy olla tyhjä, jotta se voidaan poistaa.

Käyttäjäryhmän palauttaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Käyttäjäryhmät" ja valitse haluamasi poistetun ryhmän kohdalta "Palauta".

Organisaatio

Organisaation lisääminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Organisaatiot" ja valitse sivun lopusta "Lisää uusi organisaatio". Syötä organisaatiolle nimi eri kaikilla järjestelmä kielillä, ja paina "Lisää organisaatiopainiketta.

Organisaation tietojen muokkaaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Organisaatiot" ja valitse haluamasi organisaation kohdalta "Muokkaa".

Muokattuasi haluamiasi kenttiä, paina "Päivitä muutokset" -painiketta.

Organisaation poistaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Organisaatiot" ja valitse haluamasi organisaation kohdalta "Poista".

HUOM! Organisaation pitää olla tyhjä, jotta se voidaan poistaa.

Organisaation palauttaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Organisaatiot" ja valitse haluamasi poistetun organisaation kohdalta "Palauta".

Tilat

Tilan lisääminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Varattavat tilat" ja valitse sivun lopusta "Lisää uusi". Syötä luotavan tilan "Nimi" kaikilla järjestelmän kielillä sekä tilan "Lyhenne" ja hyperlinkki tilan kuvaukseen kohtaan "Kuvaus URL".

Syötettyäsi tiedot paina "Lisää" -painiketta.

Tilan tietojen muokkaaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Varattavat tilat" ja valitse haluamasi tilan kohdalta "Muokkaa". Muokattuasi haluamiasi kenttiä, paina "Päivitä" -painiketta.

Tilan poistaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Varattavat tilat" ja valitse haluamasi tilan kohdalta "Poista".

HUOM! Mikäli tilaan on varauksia, ei sitä voida poistaa.

Tilan palauttaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Varattavat tilat" ja valitse haluamasi poistetun tilan kohdalta "Palauta".

Varaus

Varauksen luominen

Valitse "Uusi varaus" -välilehti.

Syötä "Tapahtuman nimi" ja "Kuvaus", ja valitse haluamasi tilat. Valitse alasvetovalikoista varauksen alkamis- ja päättymisajankohdat.

HUOM! Varausta ei voi tehdä menneisyyteen eikä varaus voi päättyä ennen kuin se alkaa.

Syötettyäsi tiedot, paina "Tee varaus" -painiketta.

Varauksen vahvistaminen

Valitse "Vahvistamattomat"-välilehti. Valitse haluamasi varaukset ja paina "Vahvista valitut varaukset" -painiketta.

Varauksen tietojen muokkaaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Varaustenhallinta". Valitse haluamasi varauksen kohdalta "Muokkaa". Tehtyäsi muutokset, paina "Päivitä varauksen tiedot" -painiketta.

Oman Varauksen tietojen muokkaaminen

Valitse "Omat varaukset" -välilehti. Valitse haluamasi varauksen kohdalta "Muokkaa". Tehtyäsi muutokset, paina "Päivitä varauksen tiedot" -painiketta.

Varauksen poistaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Varaustenhallinta". Valitse haluamasi varauksen kohdalta "Poista".

Varauksen palauttaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Varaustenhallinta". Valitse sivun alalaidasta "Näytä poistetut varaukset". Valitse haluamasi poistetun varauksen kohdalta "Palauta".

Oman Varauksen poistaminen

Valitse "Omat varaukset" -välilehti. Valitse haluamasi varauksen kohdalta "Poista".

Oman varauksen palauttaminen

Valitse "Omat varaukset" -välilehti. Valitse sivun alalaidasta "Näytä poistetut varaukset". Valitse haluamasi poistetun varauksen kohdalta "Palauta".

Varauksen peruuttaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Varaustenhallinta". Valitse haluamasi varauksen kohdalta "Peruuta".

Varauksen tarkkojen tietojen katselu

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Varaustenhallinta". Valitse haluamasi varauksen kohdalta "tiedot".

Järjestelmän asetukset

Varmuuskopion tekeminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Muut ylläpitotoimet". Valitse "Varmuuskopioi tietokanta", ja tallenna tiedosto levylle haluamaasi paikkaan.

Varmuuskopion palauttaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Muut ylläpitotoimet". Valitse "Palauta tietokanta", ja valitse palautettava tiedosto levyltäsi. Paina "Lähetä" -nappia.

Järjestelmäasetusten muuttaminen

Valitse "Ylläpito"-välilehdeltä "Muut ylläpitotoimet". Valitse "Järjestelmäasetukset" ja muokkaa haluamiasi kenttiä.

• "Kalenterinäkymän ensimmäinen tunti", viikko- ja päivänäkymän alkamistunti.
• "Kalenterinäkymän viimeinen tunti", viikko- ja päivänäkymän päättymistunti.
• "Automaattiaktivointi", montako vuorokautta ennen varauksen ajankohtaa varaukset vahvistuvat automaattisesti.
• "Tietokantatietojen säilytysaika", montako vuorokautta vanhoja tietoja säilytetään tietokannassa.
• "Lokitietojen säilytysaika", montako vuorokautta lokit säilyvät niiden luomisen jälkeen. (1 lokitiedosto/vrk)

Kieli

Kielen vaihtaminen

Valitse vasemmasta reunasta haluamasi kielivaihtoehto painamalla kyseisen kielen kotimaan lippua.

Kalenteri

Pikkukalenteri

Voit valita pääkalenterin näkymäksi kuukausinäkymän valitsemalla haluamasi kuukauden nimen, viikkonäkymän valitsemalla viikkonumeron tai päivänäkymän valitsemalla päivän numeron. Kalenterien ylä- ja alapuolella olevilla nuolilla voit selata kuukausia eteen- ja taakse päin.

Kulloinkin valittu näkymä (kuukausi, viikko tai päivä) näkyy pikkukalenterissa sinisellä kehystettynä. Kuluva päivä näkyy vihreällä kehystettynä.

Kuukausinäkymä

Kuukausinäkymässä järjestelmä näyttää kalenterimuotoisen esityksen kaikista kuukauden päivistä. Kunkin päivän kohdalle on merkitty onko kyseiselle päivälle vahvistettuja, vahvistamattomia tai poistettuja varauksia. Vahvistetut ja poistetut varaukset näytetään vain käyttäjille, joiden käyttöoikeudet riittävät kyseisten varausten käsittelyyn. Päivän, jolla on käyttäjälle näytettäviä varauksia, väri määräytyy edellämainitussa järjestyksessä, ensin mainittu jäljemmät kumoten.

Viikkonäkymä

Viikkonäkymä näyttää valitun viikon kaikki päivät (ma-su). Jokaista päivää kohden näytetään ne tilat, joihin on varauksia kyseisenä päivänä. Mahdolliset päällekkäiset tilan varaukset näkyvät rinnakkain. Varauksen otsikon valitsemalla pääset katsomaan varauksen tarkkoja tietoja, mikäli käyttäjäryhmäsi oikeudet sen sallivat. Järjestelmä näyttää oletuksena varaukset väliltä 8.00 - 24.00, mutta valitsemalla sivun alareunan ''Näytä kaikki tunnit'' -linkin näet varaukset koko vuorokauden ajalta. Varaukset näytetään tunnin tarkkuudella.

Varausten näkyvyys ja värit kuten edellä.

Päivänäkymä

Päivänäkymässä järjestelmä näyttää valitun päivän osalta kaikki tilat. Jokaisen tilan kohdalla näytetään tilan varaukset, päällekkäiset varaukset rinnakkain. Valitsemalla varauksen otsikon pääset katsomaan varauksen tarkkoja tietoja, mikäli käyttäjäryhmäsi oikeudet sen sallivat. Järjestelmä näyttää oletuksena varaukset väliltä 8.00 - 24.00, mutta valitsemalla sivun alareunan ''Näytä kaikki tunnit'' -linkin näet varaukset koko vuorokauden ajalta. Varaukset näytetään tunnin tarkkuudella.

Varausten näkyvyys ja värit kuten edellä.

Haku

Varausten hakeminen

Valitse "Haku"-välilehti. Täytä haluamasi hakuehdot ja paina "Hae" -painiketta. HUOM! Tyhjät hakuehdot listaavat kaikki varaukset.

Käyttäjien hakeminen

HUOM! Tyhjät hakuehdot listaavat kaikki käyttäjät.